About this role
Über die Stelle Sie unterstützen unsere Immobilienverwalter im operativen Tagesgeschäft und bilden die Schnittstelle zwischen Eigentümern, Handwerkern und Dienstleistern. Von der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen über das Einholen von Angeboten bis hin zur Überwachung von Handwerkerterminen sorgen Sie für reibungslose Abläufe und eine präzise Sachbearbeitung. Ihre Aufgaben Unterstützung der Objektverwaltung - Vorbereitung von Eigentümerversammlungen: Mitwirkung bei der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung der Versammlungen in enger Zusammenarbeit mit dem Verwalter. - Angebotswesen: Einholen, Prüfen und Aufbereiten von Angeboten für Reparatur-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen. - Termin- & Bauüberwachung: Überwachung gesetzter Fristen und Termine von Handwerkern und Dienstleistern sowie Nachverfolgung laufender Bautätigkeiten und Prozesse. - Post- & Rechnungsbearbeitung: Erfassung, Digitalisierung (Scannen), korrekte Zuordnung und Bezeichnung von Posteingängen und Rechnungen nach schriftlicher Vorgabe. - Elektronischer Schriftverkehr: Bearbeitung und systemkonforme Speicherung des E-Mail-Eingangs. - Versand: Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für den postalischen sowie elektronischen Versand. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Terminplanung, -überwachung