About this role
Dein Arbeitgeber Wir, die Callisto Group, verstehen uns als Unternehmensentwickler für Dienstleistungsmärkte. Mit einer eigenen Venture-Gesellschaft gründet die Callisto Group neue Unternehmen oder beteiligt sich an externen Vorhaben. Für eine unserer Gesellschaften suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Die Gesellschaft ist eine hochwertige Personalberatung mit Fokus auf anspruchsvorlle Fach- und Führungspositionen. Sie bringt Menschen und Unternehmen zusammen – mit Klarheit, Nähe und Technologie. Ihr Leistungsspektrum umfasst die Festvermittlung mit Fokus auf Rollen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Mit spezialisierten Teams und überregional aufgestellt verbindet die Marke fundiertes Branchenverständnis mit persönlicher Beratung und modernen Recruiting-Methoden. Ihr Ziel ist die passende Verbindung: Unternehmen sollen die passenden Persönlichkeiten finden und Kandidat:innen berufliche Perspektiven, die fachlich, persönlich und kulturell überzeugen. Dafür hören die Teams genau zu, stellen die richtigen Fragen und schaffen Orientierung – auch bei komplexen Ausgangslagen. Moderne Recruiting-Ansätze und digitale Lösungen ermöglichen es, geeignete Talente gezielt anzusprechen und Prozesse effizient zu steuern. Datenbasierte Lösungen unterstützen die Marktanalyse und Kandidat:innenidentifikation. Gleichzeitig bleibt entscheidend, was Technologie nicht ersetzen kann: echtes Verständnis, Vertrauen, Urteilsvermögen und persönliche Verbindungen. Die Kultur ist geprägt von Teamgeist, Eigenverantwortung und gegenseitigem Vertrauen. Die Mitarbeitenden arbeiten professionell und ambitioniert, begegnen sich auf Augenhöhe und kommunizieren offen. Kurze Entscheidungswege, Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, gehören selbstverständlich dazu. Jede:r soll die eigene Persönlichkeit einbringen und die Entwicklung des Unternehmens aktiv mitgestalten können. Wir von der Callisto Group begleiten unsere Gesellschaften langfristig und unterstützen sie mit Erfahrung, Netzwerk, Innovationskraft und professionellen Strukturen. Gleichzeitig erhalten unsere Gesellschaften den Freiraum, den sie für ihre individuelle Entwicklung und ihren eigenen Charakter brauchen. Wer sich für diese Position entscheidet, arbeitet an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Personalberatung und Recruiting. Die Aufgabe verbindet organisatorische Verantwortung mit direkter Arbeit an Menschen und Märkten – und bietet die Möglichkeit, in einem wachsenden Unternehmen Wirkung zu entfalten und gemeinsam mit dem Team etwas Besonderes aufzubauen. Deine Tätigkeit Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem Recruiting Team zusammen und unterstützt bei der professionellen Umsetzung anspruchsvoller Suchmandate. Dein Schwerpunkt liegt im Recruiting: Du identifizierst passende Persönlichkeiten, führst Gespräche und bereitest Informationen so auf, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Gleichzeitig übernimmst du organisatorische Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Du hältst Informationen zusammen, koordinierst Abläufe und erkennst vorausschauend, was als Nächstes gebraucht wird. Dabei arbeitest du eigenständig, strukturiert und verantwortungsbewusst und agierst als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Recruiting Team, Kunden und Kandidat:innen. Wir suchen primär eine Vollzeitkraft, können uns aber auch eine Einstellung in Teilzeit gut vorstellen, diese sollte dann auf mindestens 4 Tage verteilt sein. Wichtig ist uns bei einer 5-Tage Woche eine Anwesenheit von mindestens 3 Tagen im Office. Recruiting und Active Sourcing (ca. 85-90%) Du unterstützt bei anspruchsvollen Suchmandaten Du entwickelst ein Verständnis für Kundenanforderungen, Ziele und Unternehmenskultur Du identifizierst geeignete Persönlichkeiten und sprichst sie individuell und professionell an Du führst strukturierte Interviews und bewertest Qualifikationen, Motivation, Wechselmotive und Entwicklungsperspektiven einheitlich Du bereitest Kandidatenprofile, Gesprächsergebnisse und Entscheidungsgrundlagen sorgfältig vor Du koordinierst die Kommunikation und nächsten Schritte mit Kunden, Kandidat:innen und internen Ansprechpersonen Du pflegst Kandidaten-, Kunden- und Projektdaten zuverlässig in unseren Systemen Du nutzt KI-gestützte Systeme und digitale Tools für effiziente Suchprozesse, Matching und Priorisierung Du unterstützt bei Markt- und Zielgruppenanalysen sowie bei der Entwicklung geeigneter Such- und Ansprache-Strategien Assistenz- und Büromanagement (ca. 10-15%) Du unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft Du koordinierst Termine, stimmst Meetings ab und behältst Fristen und Wiedervorlagen im Blick Du übernimmst Aufgaben im Büromanagement und sorgst für reibungslose Abläufe Du bearbeitest Reiseabrechnungen sorgfältig und fristgerecht Du unterstützt das Bestellwesen Du übernimmst kleinere organisatorische Aufgaben Dein Profil Du willst nicht nur administrieren, sondern gestalten, steuern und sichtbar Wirkung erzeugen? Du bist eine kommunikationsstarke Kraft, gehst gerne nach vorne und fühlst dich wohl in einem leistungsorientierten Umfeld mit anspruchsvollen Kunden, Projekten und Beratern? Dann sind diese Tätigkeiten, genau das Richtige für dich. Was du außerdem mitbringen solltest: Ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung Erfahrung im Recruiting, in der Talent Acquisition, im Vertrieb oder vertriebsnahen Umfeld, in einer beratungsintensiven Dienstleistung oder einer vergleichbaren kundenorientierten Rolle Freude daran mit Menschen auf Augenhöhe zu arbeiten und auch komplexe Situationen klar zu strukturieren Ein gutes Gespür für Potenziale, Persönlichkeiten und die Dynamik zwischen Unternehmen und Kandidat:innen Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und den Anspruch, nicht auf Vorgaben zu warten, wenn du selbst eine Lösung siehst Kreativit