About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Office Manager(in) Stellenbeschreibung: Als kaufmännischer Angestellter (m/w/d) im Bereich RWA / BMA übernehmen Sie eine zentrale Rolle im administrativen und organisatorischen Ablauf unserer Projekte im Segment Brandmelde- und Rauch- und Wärmeabzugsanlagen. Sie unterstützen unsere Fachabteilungen bei der Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Terminplanung und Dokumentation und sind zugleich Ansprechpartner für Kunden, Partner und Lieferanten – sowohl schriftlich als auch telefonisch. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrem Blick für Details und Ihrer strukturierten Arbeitsweise tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass unsere Abläufe im Bereich RWA / BMA reibungslos und effizient funktionieren. Ihre Aufgaben: Angebots- und Auftragswesen: Sie erstellen Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen und unterstützen bei der kaufmännischen Projektabwicklung. Kommunikation und Schriftverkehr: Sie führen den gesamten Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und Partnerunternehmen – freundlich, professionell und termingerecht. Terminmanagement und Reiseorganisation: Sie koordinieren interne und externe Termine, planen Schulungen sowie Geschäftsreisen und behalten stets den Überblick. Telefonische Betreuung: Sie stehen unseren Kunden und Partnern telefonisch mit Rat und Tat zur Seite und leiten Anfragen kompetent weiter. Einkauf und Dienstleistungsbeauftragung: Sie bestellen Materialien, holen Angebote ein und vergeben Aufträge an Dienstleister – wirtschaftlich und zuverlässig. Administrative Unterstützung: Sie unterstützen die Geschäftsleitung sowie andere Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben und tragen so aktiv zum Tagesgeschäft bei. Ihr Profil: Kaufmännische Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Industriekauffrau / zum Industriekaufmann (m/w/d), zur Kauffrau / zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Qualifikation im kaufmännischen Bereich. Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich: Idealerweise bringen Sie erste einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld mit und sind mit typischen administrativen und organisatorischen Aufgaben vertraut. Office-Kenntnisse: Sie gehen sicher mit MS Office um, insbesondere mit Excel, und nutzen die Anwendungen routiniert für Auswertungen, Dokumentationen und den Schriftverkehr. ERP-Kenntnisse und IT-Affinität: Sie verfügen idealerweise über erste Erfahrungen im Umgang mit gängigen ERP-Systemen und können sich dank Ihrer IT-Affinität schnell in neue Softwarelösungen einarbeiten. Kenntnisse in einschlägigen ERP-Systemen sind dabei von Vorteil. Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Sie arbeiten sorgfältig, organisiert und selbstständig, setzen Prioritäten sinnvoll und halten zugesagte Termine zuverlässig ein. Serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsfähigkeit: Sie treten freundlich, zuvorkommend und serviceorientiert auf und kommunizieren klar und wertschätzend – sowohl schriftlich als auch mündlich. Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion: Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team, sind verlässlich und handeln stets vertrauenswürdig sowie diskret – auch im Umgang mit sensiblen Informationen. Freude an effizienten Arbeitsabläufen: Sie haben Spaß daran, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten, bringen eigene Ideen zur Optimierung ein und unterstützen aktiv bei der Weiterentwicklung bestehender Abläufe. Kenntnisse im Brandschutz: Sie verfügen über Grundkenntnisse relevanter Normen und Vorschriften im Bereich Brandschutz (z. B. VDE); Richtlinien des VdS sind von Vorteil. Das erwartet Sie bei uns: Leistungsgerechte Vergütung: Sie erhalten ein attraktives Gehalt inklusive betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen. Abwechslungsreiche Aufgaben: Freuen Sie sich auf vielfältige Tätigkeiten in einem spannenden Arbeitsumfeld mit direktem Bezug zur Praxis. Sicherheit und Perspektive: Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit hoher Krisensicherheit. Individuelle Entwicklung: Durch Weiterbildungen und interne Förderung unterstützen wir Sie bei Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Wertschätzung und Zusammenhalt: Bei uns erwartet Sie ein offenes Miteinander, eine kollegiale Atmosphäre und Raum für Eigenverantwortung. Freiheit für Ihr Engagement: Wenn Sie sich ehrenamtlich engagieren, stellen wir Sie gerne frei, um Ihre sozialen Projekte zu unterstützen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Kalkulation, Kundenberatung, -betreuung, Einkauf, Beschaffung, Sachbearbeitung, Finanzbuchhaltung