About this role
AI-kontoret på Københavns Universitet søger en fuldmægtig/specialkonsulent som kontorkoordinator med tiltrædelse 1. oktober eller snarest derefter. Om os AI kontoret er en af krumtapperne i KU’s nye 3-årige AI-satsning, der påbegyndes 1. september. Kontoret, der består af fire ansatte samt den nye Viceprorektor for AI, har til formål at understøtte viceprorektors arbejde, ansvarsområder og mål i forhold til den overordnede implementering af og sammenhæng i anvendelsen af AI på tværs af forskning, uddannelse, innovation og administration. Kontoret fungerer også som koordinerende organ for en række andre nye øvrige fora og strukturer, der til sammen udgør KUs nye AI-organisering, herunder akademiske og administrative AI-ledelsesteams, UCPH AI-styregruppen, samt en agil og beslutningsdygtig AI taskforce, som sikrer effektive, velfunderede beslutninger og bred repræsentation på tværs af KU. Arbejdsopgaver Som kontorkoordinator får du ansvaret for den administrative understøttelse af KUs nye AI-organisation, herunder både AI-kontoret og de tre nye fora, AI-Taskforce, KUs Akademiske AI-ledelsesteam og det administrative AI-ledelsesteam. Du varetager også kontorets daglige drift, herunder økonomiske og personaleadministrative opgaver samt alskens løbende opgaver, såvel store som små. Som en af fire nye ansatte i et helt nyt kontor skal du have mod på at udvikle processer og arbejdsgange og have det godt med, at der er stor fleksibilitet i dine opgaver. Dine arbejdsopgaver omfatter: Kalenderstyring, mødeplanlægning- og betjening, herunder for Viceprorektor Koordinering med sekretariatet for UCPH AI Advisory Board Sekretær for AI Taskforcen Sekretær for den Akademisk AI-styregruppe (KAIL) Sekretær for administrativ AI-Styregruppe (AIDir) Økonomiske og personaleadministrative opgaver: fakturabehandling, udgiftsopfølgning, rejsebooking, kontakt til HR og Økonomi. Kommunikation: vedligeholdelse af kontaktlister, opdatering af KUnet, hjemmeside og Linked-in, kontakt til KOM. Kommunikation: Strukturering og dokumentation af intern kontorkommunikation og -optegnelser Ad-hoc-support til større projekter eller egne små AI-projekter, afhængigt af interesser/baggrund Kvalifikationer og forventninger Erfaring med økonomiadministration, mødebetjening, kontorpostkasse og sekretær/PA-opgaver, meget gerne fra en videregående uddannelsesinstitution. Evne til at overskue, prioritere, og simultant håndtere mangeartede opgaver i en kompleks politisk styret organisation med forskellige behov og interesser Fremragende kommunikationsegenskaber, både på engelsk og dansk Interesse for og ideelt erfaring med intern og ekstern kommunikation, herunder Linked-in Motivation for og evne til at arbejde i et lille team med fokus på hastighed og agilitet Interesse i AI, digital transformation eller academia Vi tilbyder Et spændende arbejdsmiljø i en kompleks vidensorganisation med stor mangfoldighed i forhold til mennesker, fagområder og specialiseringer Mulighed for at være med til at præge og forme KU’s nye AI-indsatser og skabe gennemgribende organisatorisk forandring En arbejdsplads i udvikling med stor grad af ansvar og indflydelse Godt/tæt kollegialt samarbejde, faglig sparring og mulighed for udvikling i en alsidig og afvekslende hverdag Mulighed for faglig udvikling og varetagelse af mere komplekse opgaver i forbindelse med koordinering af AI-anvendelse på universitetet Fleksible arbejdsforhold efter aftale med leder, herunder mulighed for hjemmearbejde Et lille, tæt samarbejdende team, der støtter dig, respekterer dig og afhænger af dit bidrag Læs mere om Universitet på www.ku.dk Løn og ansættelsesforhold Ansættelse sker som fuldmægtig eller specialkonsulent efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og Akademikere i staten (AC-overenskomsten). Du kan læse mere om lønniveauer i staten på www.loenoverblik.dk . Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer inklusive frokost og vi har flekstid. Arbejdssted: KU AI, Krystalgade 25, 1172 København K. Startdato: 1. oktober eller snarest muligt derefter. Når du skal tilknyttes Københavns Universitet, eller på anden måde have adgang til Københavns Universitets forskning, kan det være påkrævet at gennemgå en baggrundsscreening. Formålet er at værne om Københavns Universitets sikkerhed og forskningsintegritet. Københavns Universitet har etableret en ny fælles administrativ organisering, som fortsat implementeres. Det indebærer løbende forandringer og udvikling af bl.a. arbejdsgange og samarbejdsflader. Din ansøgning Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 13. september. Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 38. Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen. Yderligere spørgsmål Spørgsmål til stillingen kan rettes til Professor Morten Axel Pedersen, [email protected] , tel 31314630