About this role
Als bestuurssecretaresse ondersteun je de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Je zorgt dat hun agenda's kloppen, afspraken goed zijn voorbereid en belangrijke acties niet blijven liggen. Daarbij denk je vooruit: wat is er nodig voor een afspraak, wie moet ergens bij aansluiten en welke informatie moet vooraf beschikbaar zijn? Je werkt voor verschillende bestuurders en schakelt daardoor veel gedurende de dag. Het ene moment plan je een bestuurlijk overleg, het volgende moment stem je een afspraak af met een collega, inwoner of externe relatie. Je weet wat prioriteit heeft en houdt overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Een greep uit jouw werkzaamheden: • Beheren van complexe agenda's van bestuurders en gemeentesecretarissen. • Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten. • Zorgen dat de juiste stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn. • Bewaken van afspraken, acties, deadlines en planningen. • Verzorgen van administratieve en secretariële werkzaamheden. • Onderhouden van contact met collega's, inwoners en externe relaties. • Beantwoorden en doorzetten van vragen naar de juiste persoon binnen de organisatie. • Vooruitdenken en signaleren waar extra afstemming of actie nodig is. Je gaat 32 uur per week aan de slag en kunt zo snel mogelijk starten en gaat aan de slag voor een periode van 6 maanden, met mogelijkheid op verlenging. Je werkt afwisselend op de gemeentelijke locaties in Hillegom, Lisse en Voorhout/Sassenheim. Na je inwerkperiode kun je een deel van je werkzaamheden vanuit huis doen. Dinsdag en vrijdag zijn vaste kantoordagen. Functie-eisen: Jij houdt van organiseren en krijgt er energie van als alles goed geregeld is. Je kunt snel schakelen tussen verschillende agenda's, personen en belangen zonder het overzicht te verliezen. Ook wanneer een planning plotseling verandert, blijf je rustig en zoek je naar een passende