About this role
RESPONSABILITÉS : Mission principale : Gestion administrative des thèses et des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR). Activités principales : Le/la gestionnaire administratif(ve) des thèses et des HDR a en charge les inscriptions et les soutenances des doctorants inscrits à Paris 1 Panthéon-Sorbonne (40 à 50 soutenances par an) et les inscriptions et soutenances d'HDR (10 soutenances par an). 1. Accueil, information, orientation : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats / doctorants français et étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir selon leur situation - Réceptionner et traiter le courrier du secrétariat des thèses 2. Réalisation des inscriptions en doctorat : - Suivre les dossiers d'inscription - Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM 3. Organisation administrative des soutenances de thèse : - Vérifier la conformité des dossiers de soutenance, des jurys, des manuscrits de thèse et des pré-rapports de soutenance - Organiser la soutenance - Enregistrer les soutenances dans le logiciel APOGEE - Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes - Classer et archiver les dossiers de soutenances 4. Inscription en HDR et organisation administrative des soutenances HDR : - Participer à la planification des procédures de candidature, d'inscription administrative et de soutenance pour les habilitations à diriger des recherches - Suivre les candidatures en HDR via eCandidat - Constituer et transmettre les dossiers de candidature pour examen à la Commission Recherche, dans le respect de la procédure en vigueur - Informer les candidats des résultats d'admission - Suivre et s'assurer du bon déroulement des inscriptions administratives en HDR - Enregistrer les dossiers des inscrits dans le logiciel APOGEE - Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes - Classer et archiver les dossiers de soutenances Activités associées : - Participer à la réunion de rentrée et aux activités de l'ED - Participer à la mise à jour des bases de données pour le suivi des doctorants et des soutenances - Participer aux enquêtes statistiques - Participer au suivi de l'insertion professionnelle des docteurs - Participer à la mise en place et au suivi des appels à candidatures pour les prix de thèses - Contribuer aux actions de communication de l'école doctorale PROFIL RECHERCHÉ : Compétences requises ou souhaitées : - Titulaire du baccalauréat - Connaissance de l'enseignement supérieur et de l'université Savoir-faire - Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie - Capacité à rendre compte de son activité et à assurer la traçabilité des informations - Capacité à communiquer de manière professionnelle à l'écrit et à l'oral - Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) - Utilisation des logiciels de scolarité Apogée et eCandidat - Respect de la réglementation, des procédures et des délais - Connaissance d'ADUM Des formations aux logiciels de gestion Apogée et eCandidat, ainsi qu'à ADUM sont possibles. Savoir-être - Organisation, gestion des priorités et autonomie - Rigueur, précision et fiabilité - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe - Sens de la pédagogie - Capacité de discernement, d'analyse, d'adaptation et de solution de problème - Sens du service public