About this role
RESPONSABILITÉS : Activités principales 1. Gestion des dépenses -Réaliser les opérations d'engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation -Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC -Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure -Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses -Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire 2. Gestion des recettes -Préparer les titres de recettes en lien avec les services centraux et l'agence comptable -Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations -Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances -Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire -Participation éventuelle à la gestion d'une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire 3. Gestion des missions et indemnités -Organiser et suivre les missions : ordres de mission, réservations, validation -Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces -Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels 4. Appui au pilotage administratif du département/laboratoire -Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative -Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique -Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l'analyse des données -Être force de proposition pour optimiser la gestion 5. Procédures, réglementation et travail en réseau -Appliquer les procédures financières internes et nationales -Participer à l'harmonisation des pratiques entre gestionnaires -Travailler en lien étroit avec la direction, de la DAF, de l'agence comptable, et les collègues du pôle Activités complémentaires 1.Gestion administrative et RH locale -Interface avec les services RH de l'établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces. 2.Gestion financière et budgétaire locale -Suivi des lignes budgétaires dédiées au département ou au laboratoire -Élaboration des bons de commande, réception, vérification des livraisons et factures, saisie dans SIFAC -Constitution des dossiers administratifs pour appels à projets internes -Préparation de bilans financiers simplifiés ou d'indicateurs de consommation budgétaire pour la direction du département PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances (savoir) : -Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) -Connaître les missions et les priorités de l'Université et de l'Institut des Sciences et Techniques, ainsi que leur organisation -Connaître les principes budgétaires et financiers de la comptabilité publique -Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité, les procédures budgétaires et les finances publiques applicables dans les établissements publics d'enseignement supérieur -Comprendre les politiques, dispositifs et procédures propres aux domaines de la gestion administrative, et financière -Maîtriser les techniques d'élaboration et de diffusion de documents, ainsi que les outils de pilotage (tableaux de bord, reporting, bilans) -Connaître les règles des marchés publics et les procédures de commande publique -Posséder un niveau élémentaire en anglais (A1 à A2 du CECRL), notamment pour la compréhension de documents administratifs ou techniques Compétences opérationnelles (savoir-faire) : -Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers : SIFAC, TEAMS -Organiser son travail en fonction des priorités et gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe -Appliquer les directives et les procédures transmises avec rigueur et fiabilité -Rendre compte régulièrement de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement ou de besoin identifié -Utiliser les systèmes d'information pour la gestion administrative, financière (recherche, saisie, mise à jour, extraction de données) -Appliquer les règles de la comptabilité publique et les procédures budgétaires (engagement, liquidation, mandatement, suivi des crédits) -Réaliser des tableaux de bord, suivre des indicateurs, produire du reporting pour l'aide au pilotage -Contrôler la cohérence, la validité et la conformité des données ou pièces justificatives traitées -Assurer la logistique d'un service ou d'évènements (commandes, réservations, locaux, fournitures, etc.) -Faire preuve de pédagogie et adapter sa communication à différents interlocuteurs (enseignants, étudiants, partenaires) -Mettre en œuvre une démarche qualité et s'adapter à l'évolution des outils et procédures