About this role
L'Assistant Administratif est sous la responsabilité de la Directrice des Services Transverses. Dans le cadre de ses missions, l'Assistant Administratif sera amené à être sollicité par l'ensemble des services du siège social. Le / la titulaire du poste prend en charge les tâches administratives, l'accueil du public, et le standard téléphonique. Ses missions s'articulent autour des axes principaux : - Accueil téléphonique et physique du siège - Accueillir, savoir renseigner et orienter les visiteurs et personnes se présentant au siège - Filtrer et transmettre les messages téléphoniques - Réceptionner les livraisons et les colis - Assistance administrative et technique du Siège : - Assurer l'assistance administrative aux différents services du siège : rédaction, mailings, comptes-rendus, réponses aux candidatures, copies et/ou scan, classement, préparation de dossiers, de réunions, Commissions d'Appels d'Offre, archivage. - Gérer l'intégralité du cycle du courrier du siège : ouverture du courrier, transmission du courrier et/ou scan, rédaction et mise sous pli des différents envois de courriers, rédaction de recommandé, envoi, suivi des recommandés notifiés au siège jusqu'à leur réception effective, gestion des bannettes du siège et des sites, gestion de la prestation avec Courrier + - Gérer les salles de réunion et les bureaux : contrôle des espaces selon les règles communiquées par la Direction, s'assurer du bon fonctionnement des salles, et du matériel sur place, et faire remonter les informations en cas de dysfonctionnement - Être en vigilance sur les aspects sécurité du siège : accès aux locaux, dératisation, points techniques en lien avec le support maintenance, suivi des trousses à pharmacie. - Mettre à jour l'astreinte téléphonique - Gérer le stock de fournitures du siège : recenser les besoins des salariés du siège, créer les commandes de fournitures - Gérer le stock alimentaire, des boissons du siège : recenser les besoins et les remonter à l'Assistante de Direction - Garantir la bonne communication des informations entrantes et sortantes : - Contribuer à la qualité de la relation avec les publics externes en diffusant une information fiable et adaptée auprès des interlocuteurs et assurer leur orientation vers les services compétents - Veiller à la transmission fiable et en temps utile des informations entre les différents services - Assurer l'interface avec le Chargé de la Maintenance du Patrimoine pour le signalement et le suivi des sinistres ainsi que des dysfonctionnements techniques affectant le siège (bureaux, salles de réunion, espaces communs) - Assurer l'interface avec le Responsable du service de gestion locative concernant l'organisation et le suivi des prestations de nettoyage du siège - Gestion de la partie administrative liée à l'activité des Conseillères Orientation Logement : - Suivre, analyser et traiter les demandes de logements : mise en place de statistiques - Enregistrer les demandes de logement pour la partie « Séniors » - Assurer la prise de rendez-vous, et gestion des agendas des COL - Répondre aux partenaires/référents sociaux sur l'avancée des dossiers - Suite à la réalisation de la Commission Attribution Logement, mettre à jour les dossiers, et la liste d'attente, rédiger et envoyer les courriers de décision ; - Faire le lien entre les demandeurs et les COL et assurer un reporting hebdomadaire - Missions ponctuelles : - Faire le lien avec les entreprises intervenant pour le siège et le 110bis, leur permettre l'accès. - Être en lien, en cas de besoin, avec des locataires des résidences Liberté et Beaux-arts pour transmission de clés, badge etc. - Effectuer des visites de logement en cas d'absence ou d'indisponibilité du Responsable des sites lillois.