About this role
Mijn klant is een investeringsbedrijf. Jobomschrijving Beheer van de agenda, e-mails en voorbereiding van vergaderingen Beheer van een complexe en dynamische agenda, afgestemd op de strategische prioriteiten; Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie te faciliteren, binnen de vereiste termijnen en met inachtneming van de kwaliteitseisen; Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren; De organisatie van vergaderingen en/of reizen van de CEO op zich nemen, inclusief alle bijbehorende praktische en administratieve regelingen; Instaan voor het verzamelen en structureren van de informatie die nodig is om dossiers samen te stellen voor vergaderingen; Toezien op het naleven van deadlines, de opvolging van beslissingen en een soepele interacties. Contactpersoon & coördinatie Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders (ExCo, Raad van Bestuur, gelieerde ondernemingen, partners, instellingen, …) ; De communicatie met de verschillende stakeholders faciliteren; Het administratieve beheer coördineren, specifieke taken afhandelen en de dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief stroomlijnen, zodat deze zich kan concentreren op kerntaken. Continue verbetering & tools (incl. AI) Digitale tools en AI inzetten om het informatie- en procesbeheer te optimaliseren; Concrete verbeteringen voorstellen voor de organisatie en werkmethoden; Bijdragen aan de voortdurende professionalisering van de functie. Je beschikt over 5 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant, idealiter ter ondersteuning van een CEO of een veeleisende directie; Als echte regisseur van onze organisatie blink je uit in het beheren van prioriteiten, zelfs in complexe en voortdurend veranderende omgevingen; Proactief en oplossingsgericht, anticipeer je op behoeften, neem je initiatief en wek je volledig vertrouwen; Je onderscheidt je door je uitstekende relationele en schriftelijke vaardigheden, met een sterk gevoel voor dienstverlening; Discreet en nauwgezet kan je perfect omgaan om met vertrouwelijke en gevoelige informatie; Je spreekt en schrijft vloeiend Frans, Nederlands en Engels; Nieuwsgierig en vooruitdenkend heb je een oprechte interesse in artificiële intelligentie, om mee de organisatieprocessen, het structureren van informatie en het verhogen van de efficiëntie te optimaliseren.