About this role
Als onthaalmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten, bezoekers en collega's. Je combineert een professioneel onthaal met administratieve ondersteuning en zorgt ervoor dat het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor vlot verloopt. Je krijgt daarbij veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over een efficiënte werking. Functieomschrijving Als onthaalmedewerker neem je een gevarieerd takenpakket op: Beheren van de receptie en instaan voor een professioneel klanten- en bezoekersonthaal Beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefonie Beheren van de inkomende en uitgaande post Uitvoeren en opvolgen van diverse administratieve taken Organiseren en coördineren van zakenreizen: Hotels reserveren, huurwagens regelen, vluchten boeken, ... Beheren van kosten en administratieve opvolging Beheren van A1-documenten voor detacheringen Reserveren en organiseren van vergaderzalen Meetings praktisch organiseren en ondersteunen Ervoor zorgen dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn Ondersteunen van administratieve processen Overzicht bewaren over verschillende administratieve taken en prioriteiten stellen Meedenken over efficiëntere werkwijzen en verbeteringen Je werkt grotendeels zelfstandig, samen met je collega onthaalmedewerker. Je krijgt de nodige ondersteuning en feedback, maar er wordt niet voor elke taak voorgeschreven wat je precies moet doen. Je ziet zelf waar werk ligt en neemt dit op. Dit is belangrijk Je hebt een bachelor-denkniveau, door opleiding of ervaring Je hebt een sterke administratieve basis en werkt nauwkeurig Je communiceert professioneel en vlot met klanten, bezoekers en collega's Je kunt je goed uitdrukken in meerdere talen, je hoeft hierin niet perfect te zijn Je kunt inkomende telefoons op een professionele manier beantwoorden en doorschakelen Je kunt verschillende taken tegelijk opvolgen en bepaalt zelf wat eerst moet gebeuren Je blijft rustig wanneer verschillende zaken tegelijk binnenkomen Je bent digitaal vaardig en kunt vlot met administratieve systemen werken Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie Je werkt zelfstandig, maar stemt af met collega's wanneer nodig Je neemt initiatief en wacht niet tot iemand je vraagt om iets op te nemen Mooi meegenomen Een bacheloropleiding Ervaring in een onthaalfunctie, receptie, administratie of een vergelijkbare functie Ervaring met het organiseren van zakenreizen, meetings of vergaderingen