About this role
Über uns Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf Engineering, Infrastruktur und technische Großprojekte. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Perspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk. Für ein anspruchsvolles Bauprojekt in Bremerhaven suchen wir eine engagierte Baustellen-Teamassistenz (m/w/d), die das Projektteam organisatorisch und administrativ unterstützt. Ihre Aufgaben Administrative Projektsteuerung & Dokumentation - Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen, Präsentationen, Statistiken und Grafiken - Unterstützung beim Berichtswesen und der Projektdokumentation - Erstellung von Besprechungsprotokollen sowie Nachverfolgung offener Maßnahmen - Unterstützung bei der Pflege von Bautagebüchern sowie projektbezogenen Dokumentationen - Vorbereitung von Schriftstücken und Unterlagen zur Freigabe und Unterschrift Terminmanagement & Organisation - Planung, Buchung und Abrechnung von Inlands- und Auslandsdienstreisen - Koordination und Abstimmung interner sowie externer Termine - Verwaltung von Kalendern und Terminübersichten - Unterstützung bei der Organisation von Workshops, Kick-off-Meetings und Projektveranstaltungen Besuchermanagement & Baustellenorganisation - Anmeldung und Betreuung von Besuchern - Durchführung von Sicherheitsunterweisungen (Safety Induction) - Ausgabe und Verwaltung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) - Unterstützung bei organisatorischen Abläufen auf der Baustelle Assistenz & Kommunikation - Ansprechpartner für interne und externe Projektbeteiligte - Bearbeitung eingehender Anfragen und Unterstützung der Projektleitung - Organisation des Posteingangs und -ausgangs - Pflege und Verwaltung projektbezogener Daten und Dokumente - Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Baustelle, Projektteam und externen Partnern Ihr Profil Qualifikation - Abgeschlossenes Studium, z. B. in: - Betriebswirtschaft - Projektmanagement - International Business - oder vergleichbare Fachrichtung - Alternativ abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung Berufserfahrung - Erfahrung in einer Assistenz-, Projektassistenz- oder Koordinationsfunktion - Idealerweise Erfahrung im Projekt- oder Baustellenumfeld Fachkenntnisse - Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen - Sicherer Umgang mit MS Teams und digitalen Kommunikationsplattformen - Erfahrung mit hybriden Meetings und administrativen Projektprozessen von Vorteil Sprachkenntnisse - Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift Persönliche Stärken - Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise - Hohe Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten - Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten - Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein - Teamorientierung und Servicegedanke - Belastbarkeit und Überblick auch in dynamischen Projektphasen Wir bieten - Zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem spannenden Großprojekt - Internationales Arbeitsumfeld - Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung - Direkte Zusammenarbeit mit Projektleitung und Baustellenteam - Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner - Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Moderne Arbeitsmittel und professionelle Projektstrukturen Ihre Chance Sie behalten auch in einem dynamischen Baustellenumfeld den Überblick, arbeiten strukturiert und möchten ein internationales Projektteam aktiv unterstützen? 👉 Jetzt bewerben und Teil unseres Netzwerks werden! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Organisation, Microsoft Office, Büroorganisation, Büromanagement, Projektassistenz