About this role
Ihre Aufgaben: Frontoffice / Empfang - Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails - Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Koordination von Ansprechpartnern - Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten - Pflege von Stammdaten und Unterlagen - Unterstützung der Geschäftsführung und der Verwaltung im Tagesgeschäft Fakturierung / Abrechnung - Vorbereitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen - Prüfung von Leistungsnachweisen, Stundenzetteln und Auftragsunterlagen - Kontrolle der abgerechneten Leistungen und Preise - Zuordnung von Leistungen zu Kunden und Aufträgen - Bearbeitung von Gutschriften und Rechnungskorrekturen - Überwachung und Bearbeitung offener Abrechnungen - Kommunikation mit Kunden bei Rückfragen zu Rechnungen - Unterstützung bei der Vorbereitung der monatlichen Abrechnung - Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Einsatzleitung und Geschäftsführung Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Wünschenswert - Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Empfang, Verwaltung oder Fakturierung von Vorteil - Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook und Excel - Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - Organisationstalent und gutes Zahlenverständnis - Freundliches und professionelles Auftreten - Kommunikations- und Teamfähigkeit - Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein - Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen Wir bieten - Einen sicheren und langfristigen Arbeitsplatz in Vollzeit - Eine unbefristete Festanstellung - Geregelte Arbeitszeiten bei einer 40-Stunden-Woche - Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit eigenverantwortlichem Arbeiten - Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld - Eine strukturierte Einarbeitung - Moderne Arbeitsmittel und einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz - Eine langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen - Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung Ihre Bewerbung Wenn Sie Freude an organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben haben, gerne mit Menschen kommunizieren und gleichzeitig sorgfältig und zuverlässig mit Zahlen und Abrechnungen arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Arbeitsort: Halberstadt Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Stunden/Woche Beschäftigung: Festanstellung Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Buchführung, Buchhaltung, Kundenberatung, -betreuung, Zahlungsverkehr, Büroorganisation, Büromanagement, Kunden-, Besucherempfang, Postbearbeitung, Ablage, Registratur Erweiterte Kenntnisse: Telefondienst, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Auskünfte erteilen, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office)