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Weitere Berufsbezeichnung: Sekretär/in Stellenbeschreibung: Sachbearbeiter Verwaltung und Personal (m/w/d) Standort: Mainz Anstellungsart: Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit (20 Wochenstunden vormittags oder nachmittags), Präsenzarbeit MO - FR Eintrittstermin: ab 15.10.2026 Ihr Aufgabenbereich: Vielseitig und verantwortungsvoll In dieser Schlüsselposition sind Sie für die reibungslose Organisation unseres Büroalltags zuständig. Ihr Aufgabengebiet umfasst: - Organisation und Sekretariat: Sie führen das Sekretariat souverän, koordinieren Termine und sind die erste Kontaktperson für interne und externe Anliegen. - Personalwesen: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Personalangelegenheiten. Dazu gehören u.a. die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege der Personalstammdaten sowie die zuverlässige Überwachung der Zeiterfassung. - Beschaffungsmanagement: Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Betriebsmittel stets verfügbar sind, indem Sie den Einkauf und die Materialwirtschaft steuern. - Rechnungsbearbeitung: Sie übernehmen die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Sie stellen die rechnerische und sachliche Richtigkeit sicher und bereiten die Unterlagen optimal für die Buchhaltung vor (keine Kontierung/Buchung erforderlich). - Strukturierte Aktenführung: Sie verantworten die lückenlose und rechtssichere Ablage sowie die digitale und physische Dokumentenverwaltung. Ihr Profil: Strukturiert und zuverlässig - Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene - möglichst kaufmännische -Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und einen PKW-Führerschein. - Erfahrung: Idealerweise bringen Sie umfassende Erfahrungen in der Büroorganisation oder der Personalverwaltung mit. - Arbeitsweise: Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise aus. Sie behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick. - Kommunikation: Sie kommunizieren sicher in Wort und Schrift und schätzen den direkten Austausch mit Kollegen und Partnern. - IT-Affinität: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich. Was wir Ihnen bieten - Struktur: Eine geregelte 5-Tage-Arbeitswoche mit 39 bzw. 20 Wochenstunden mit klaren Verantwortlichkeiten. - Teamgeist: Ein Arbeitsplatz im Herzen unseres Teams, an dem Präsenz und persönlicher Austausch geschätzt werden. - Einarbeitung: Eine umfassende Einführung in Ihre neuen Aufgabenbereiche. - Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TVL) in de Entgeltgruppe E 6 ( https://www.lff.rlp.de/fileadmin/user_upload/LFF/PDF/service/gehaltstabellen/TV-L/2026_04_01_Arbeitnehmer.pdf ) Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Personalwesen, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Korrespondenz, Einkauf, Beschaffung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office) Expertenkenntnisse: Büromaterialverwaltung Zwingend erforderlich: Schreibwaren, Bürobedarf, Terminplanung, -überwachung, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Zahlungsverkehr, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sachbearbeitung, Abrechnung, Postbearbeitung