About this role
Description du poste :
Missions principales Assister les Chargés d'Affaires dans le bon déroulement des projets qu'ils pilotent, notamment sur les réponses aux Appels d'Offres, la facturation, le suivi des paiements, ouverture NC et suivi du traitement de la résolution du problème Gestion des commandes :
Saisir les commandes clients du service (France et export), Création des clients sur ERP et GPAO ;
Suivi de la relation client ;
Suivi des commandes, Accusé de réception, livraison ;
Envoi et suivi des commandes fournisseurs ;
Animer la réunion « Point Avancement Projet », en interface avec la production, les approvisionnements, les expéditions et les Chargés d'Affaires ;
Effectuer les factures clients et envoi direct ou sur Chorus, relancer les impayés ;
Tous les trois mois, après chaque inventaire, effectuer l'état d'avancement des projets ;
Gestion de la réunion de suivi des projets hebdomadaires
Mise à jour du référencement des projets réalisés pour AO (AO, commandes de gré à gré ou privées Interface BE :
Préparation de la revue de contrat ;
Tenue de certaines revues de contrat Interface TX :
Gestion administrative des appels d'offres ;
Gestion des commandes et contrats de sous-traitance sous les directives du chargé d'affaires et/ou conducteur de travaux ;
Déclarer les sous-traitants, mise en place de cautions bancaires ;
Passer les commandes auprès des fournisseurs et validation des factures (locations d'engins, vêtements de travail, produits de négoce, etc Réponse aux AO et transmission en dématérialisé, réalisation des documents administratifs (formulaires officiels, contrat de ST Courriers ;
Saisie des bilans de chantier et des différents tableaux de bord Interface Compta / Finance :
Envois des factures fournisseurs
Préparation pour validation et visa du responsable des opérations des factures fournisseurs et sous-traitants, code analytiques, échanges avec les chargés d'affaires pour validation des factures ;
Relance des impayés et obtenir le règlement (par Mail, par oral, puis par écrit LRAR si nécessaire Logistique France et Export :
Consultation, négociation et réservation des transports (maritimes, routiers, messagerie Gestion de la logistique et de l'expédition ;
Réalisation des documents nécessaire à l'exportation (Packing List, Facture pro-forma, Formalités douanières Tenir informer le client sur la commande en cours (date d'expédition, avancement de la commande etc Assistanat de Direction : Assister le Responsable des opérations du Service Travaux
Gérer le planning du Responsable Travaux et ses déplacements ;
Réservation : hôtel - billets - voitures de location ;
Établir les indicateurs de Performance ;
Organiser les réunions du service (une fois par trimestre Organiser et planifier les entretiens individuels de l'équipe ;
Gérer les formations et habilitations du service à réaliser en place selon les directives ;
Traitement des taches diverses été variées quotidiennes du centre de profit.
Description du profil :
Les maitres mots qui caractérisent l'assistant(e) ADV sont Autonomie Travail en équipe Sens du client Force de proposition Rigueur Réactif.
Savoir-Faire attendu sur ce poste Maitriser l'utilisation de l'outil informatique : GPAO, Excel, Word, Powerpoint Incoterms Suivi de projets Compréhension de l'Anglais (Lu, parlé, écrit).