About this role
As an Administration & Facility Assistant, you'll play a key role in ensuring our office operations run seamlessly every day. From supporting administrative processes to coordinating facility-related activities, you'll help create a productive, welcoming, and well-organized workplace for employees, visitors, and business partners. If you thrive in a dynamic environment, enjoy multitasking, and take pride in delivering exceptional support, we'd love to hear from you.
What's in here for you:
• Employee assistance program • Meal voucher (60% coverage) • LinkedIn Learning Licence • 25 days of annual leave • and more...
Responsibilities:
• Management and follow-up of general service supplier contracts for all French offices • Control and payment of supplier invoices • Control and order of office supplies & furniture • Follow up, organizing and overseeing all regular and occasional maintenance of office • Manage the day-to-day administration of the company car fleet (approximately 180 cars). This includes managing insurance, providing support to employees about car, managing fuel cards and parking, etc... • Managing mobile phones - contracts, providing support to employees, managing invoices...
Requirements:
• Experience on same or similar role 3-5 years, experience in fleet management / Facilities management is desirable • Fluency in English language (oral and written) is mandatory, Spanish is advantage • Valid drivers license is mandatory • Excellent interpersonal skills • We are looking for autonomous, adaptable, organized team player DESCRIPTION DE POSTE : Assistant(e) Flotte automobile et Services Généraux France Profil recherché • Expérience : 3 à 5 ans • Localisation : Massy (91) • Formation : Bac +2 type PA (Profession Assistant) • Langues : Anglais parlé, lu et écrit impératif ; l’espagnol est un plus • Salaire : 30 000 € brut/an • Niveau d’anglais : B2 • Expérience en gestion de flotte automobile de taille moyenne. • Qualités : autonomie, adaptabilité, multitâche, organisation, réactivité, excellent relationnel, esprit d’équipe • Excellentes capacités de communication • Maîtrise de PowerPoint, Excel et Word • Permis B obligatoire SERVICES GÉNÉRAUX • Gestion et suivi des contrats des prestataires de services généraux pour l’ensemble des bureaux en France. • Gestion des prestations de nettoyage, climatisation, machines à café, courrier, extincteurs, etc. • Gestion et suivi des interventions de maintenance dans tous les bureaux français. • Suivi du restaurant d’entreprise : facturation, cartes invités, communication auprès des salariés, etc. • Assistance au Responsable Immobilier / Services Généraux & Administration dans les projets majeurs (ex. déménagement de bureaux). • Contrôle et règlement des factures fournisseurs. • Contrôle et commande des fournitures de bureau et du mobilier. TÉLÉPHONIE MOBILE • Gestion du contrat de téléphonie mobile (170 lignes). • Validation, téléchargement et contrôle des factures. • Support après-vente des terminaux mobiles. • Suspension de lignes et création de cartes SIM via l’outil intranet. GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE • Gestion administrative quotidienne de la flotte automobile (environ 117 véhicules VP). • Coordination des commandes, livraisons, renouvellements et restitutions avec les sociétés de leasing et les constructeurs. • Gestion des contrats de location avec nos partenaires loueurs. • Administration des outils et bases de données de gestion de flotte. • Commande, attribution et suivi des cartes carburant. • Remplacement des cartes perdues ou expirées. • Contrôle, validation et traitement des factures liées à la flotte. • Calcul et gestion des avantages en nature liés aux véhicules. • Gestion des dossiers d’assurance en cas d’accident, vol ou dommages. • Interlocuteur principal entre collaborateurs, loueurs et courtiers. • Interface avec le collaborateur : support et conseil • Gestion des amendes, péages et frais de stationnement. GÉNÉRAL • Remplacement de l’Admin & Facility Manager pendant ses congés. • Reporting ESG et autres tâches administratives.
#LI-AVNET
The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed. They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills.
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