About this role
ya. JOB-3434575 Je gaat tijdelijk als directie assistent aan de slag voor drie strategisch managers binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. In deze rol zorg je voor rust, overzicht en samenhang, zodat zij hun werkzaamheden effectief kunnen uitvoeren. Je ondersteunt niet alleen, maar regisseert agenda’s, denkt vooruit en maakt zelfstandig afwegingen binnen afgesproken kaders. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie en weet snel te schakelen tussen verschillende belangen en prioriteiten. Met jouw gevoel voor verhoudingen en discretie lever je een directe bijdrage aan een soepel lopende samenwerking. Wat ga je doen - Je beheert en coördineert de agenda’s van drie strategisch managers en signaleert knelpunten met proactieve verbetervoorstellen. - Je verbindt agenda’s en legt verbanden tussen afspraken en prioriteiten. - Je maakt zelfstandig afwegingen en keuzes in de planning op basis van kaders die je samen met de strategisch managers formuleert. - Je plant overleggen en bewaakt de samenhang en voortgang. - Je zorgt voor een goed ingerichte Teams-omgeving en draagt samen met het strategisch team zorg voor het goed archiveren van belangrijke documenten. - Je bewaakt acties en volgt deze proactief op, of ondersteunt het strategisch team bij de opvolging daarvan. - Je schakelt snel met interne en externe stakeholders. - Je denkt mee over het optimaliseren van werkprocessen rondom agendabeheer en samenwerking. - Je voert mailboxbeheer uit: je filtert, prioriteert en beantwoordt mails uit naam van het betreffende lid van het strategisch team. - Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers wanneer zij iets nodig hebben van het strategisch team, met oog voor vertrouwelijkheid, discretie en gevoelige dossiers. - Je verzorgt correspondentie, rapportages, presentaties en managementinformatie. - Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief ontvangst van externe gasten en het tijdig beschikbaar stellen van benodigde stukken. -..