About this role
Als medewerker ben je verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de vestiging, voer je zelfstandig secretariaatswerk uit, Onthaal je vragen van bezoekers en verwijs je deze gericht door. Je verzorgt ook de communicatie met cliënten en andere instanties. Hoofdtaken Algemeen - Voert zelfstandig het secretariaatswerk binnen het CLB uit, werkt precies en efficiënt, voert de toevertrouwde taken naar behoren uit, en neemt waar nodig zelf initiatief. - Onthaalt alle vragen op een kwaliteitsvolle en professionele manier, met respect voor de cliënt. - Ontvangt bezoekers en verwijst ze door, staat mensen vlot en spontaan te woord - Dispatcht de vragen, na de vraagverheldering, naar de betrokken collega Leerlingenadministratie - Is vertrouwd met de administratieve opbouw van computersysteem Lars - Vraagt multidisciplinaire dossiers van nieuwe leerlingen aan andere CLB’s aan - Verzamelt aangevraagde multidisciplinaire dossiers en stuurt ze naar andere centra of andere instanties in samenspraak met de teams Personeelsadministratie - Meldt ziekte van een personeelslid aan de directie. Administratieve en ondersteunende taken - Is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de directie - Haalt de algemene mail op en beantwoordt de mails. Indien aangewezen stuurt de bediende de berichten door naar de betrokken collega (‘s) - Is verantwoordelijk voor binnenkomende en uitgaande post Preventie en Veiligheid - ondersteunt de contactpersoon preventie en veiligheid in ons centrum Bijkomende taken - Is bereid zijn/haar deel op te nemen van de centrumtaken naargelang de behoeften van de dienst en het werkvolume van zijn/haar opdracht. Kennis - Beschikt over grondige kennis informatica en gebruik van software: Google - Kent de basis van de CLB-werking voor zover dit vanuit de taak relevant is - Heeft een minimale kennis van de profielen en taken van elke CLB-discipline, d.w.z. weet welke taken een CLB kan opnemen en wie dit doet. - Beschikt over een basiskennis van de onderwijsstructuur in Vlaanderen Vaardigheden o Kan hulpmiddelen hanteren: website departement onderwijs, Informat, Lars, website GO!, zoals dit van administratieve medewerkers kan verwacht worden o Kan omgaan met conflicten o Beheerst organisatorische en administratieve vaardigheden: kan opdrachten/taken op een doeltreffende wijze plannen en uitvoeren. o Beheerst schriftelijke vaardigheden: kan brieven opstellen, verslagen maken,… o Kan een goed gestructureerd gesprek voeren o Kan een stappenplan hanteren als leidraad Attitudes o Gaat vlot om met leerlingen, ouders, schoolpersoneel en collega’s. o Is communicatief vaardig o Is stressbestendig o Kan zelfstandig werken o Is bereid nieuwe software pakketten aan te leren zoals Lars, Smartschool ... (interne opleiding wordt voorzien) o Gedraagt zich professioneel in de contacten met de cliënt, personeelsleden en externe instanties o Is discreet: kan vertrouwelijke en persoonlijke informatie over de cliënt (leerling, ouders, school en inrichtende macht) op een confidentiële en gepaste wijze benaderen; is discreet over de CLB interne beleidsvergaderingen (waarvan hij/zij verslag maakt). o Heeft inzicht in en positieve instelling ten opzichte van andere culturen en levensstijlen. o Kan structuur aanbrengen in een veelheid van taken/vragen… o Houdt zich aan formele afspraken / kan formele afspraken respecteren o Legt de nodige flexibiliteit aan de dag onder veranderende omstandigheden o.a. inspringen voor collega’s o Stelt zich collegiaal op tegenover collega’s Het is een meerwaarde indien je reeds in een CLB of schoolcontext hebt gewerkt, of voor scholengroep Impact.