About this role
Zorggroep Multiversum Wie zijn wij? Wij bieden geestelijke gezondheidszorg op maat . Samen met cliënten, familie, naasten en netwerkpartners realiseren we zorg die ertoe doet. We zetten in op inclusieve zorg en op het versterken van veerkracht en de eigen regie. Want ieder verhaal telt. Jouw functie Als secretariaatsmedewerker zorg je mee voor een vlotte en professionele ondersteuning van onze organisatie. Je werkt nauw samen met directie en management en krijgt een gevarieerd takenpakket waarin organiseren, afstemmen, vooruitdenken en administratieve nauwkeurigheid samenkomen. Je beheert en coördineert de agenda’s van directie en management. Je bewaakt afspraken en prioriteiten en speelt flexibel in op wijzigingen. Je verzorgt professionele briefwisseling en e-mailcommunicatie en zorgt voor een correcte administratieve opvolging. Je plant en bereidt vergaderingen voor, zorgt voor een heldere verslaggeving en volgt gemaakte afspraken en acties mee op. Je organiseert en coördineert interne en externe evenementen , zoals studiedagen, de Dag van de Medewerker, de nieuwjaarsreceptie en opendeurdagen. Hiervoor werk je samen met collega’s en verschillende ondersteunende diensten. Je neemt uiteenlopende administratieve en organisatorische opdrachten op, waaronder de opvolging van klachten en verzekeringsdossiers en de planning van uurroosters voor enkele administratieve diensten. Je houdt overzicht over informatie, documenten, deadlines en lopende vragen . Je schat zelfstandig in wat nodig is, stelt prioriteiten en zoekt naar oplossingen wanneer de situatie daarom vraagt. Je ondersteunt waar nodig de communicatiedienst en bent een aanspreekpunt voor interne en externe contacten. We zoeken een collega die sterk is in organiseren, verantwoordelijkheid opneemt en vlot kan schakelen tussen verschillende vragen en prioriteiten in een ondersteunende functie. Je beschikt over een bachelordiploma , bij voorkeur in een administratieve, organisatorische of bedrijfsondersteunende richting. Je hebt minstens 2 jaar relevante ervaring in een administratieve of organisatorische functie. Je werkt zelfstandig , neemt initiatief en speelt proactief in op vragen en noden. Tegelijk werk je graag samen en stem je vlot af met verschillende collega’s en diensten. Je bent sterk in organiseren en structureren : je bewaart het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en bewaakt afspraken en deadlines. Je denkt oplossingsgericht en kunt je aanpak vlot aanpassen wanneer vragen, omstandigheden of prioriteiten veranderen. Je communiceert professioneel en toegankelijk , zowel mondeling als schriftelijk, en beheerst het Nederlands uitstekend. Je gaat bovendien discreet om met vertrouwelijke informatie. Je bent digitaal vaardig , werkt vlot met Microsoft 365 en maakt je nieuwe toepassingen en werkwijzen snel eigen. Je herkent je in het DNA van iedere Multiversum-medewerker: we staan betrokken , verbonden , deskundig en dynamisch in ons werk! Kan je niet alle bovenstaande punten afvinken? Vertel ons hoe je hierin kan groeien.