About this role
IHR AUFGABENFELD - Organisation des Büroalltags mit Korrespondenz, Post und Telefon sowie Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für Bereichs-, Projekt- und Bauleitung - Ansprechperson für interne und externe Projektbeteiligte, Nachunternehmer und Lieferanten - Unterstützung bei der Prüfung nach Nachverfolgung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Nachunternehmer sowie Zuarbeit bei der Rechnungsstellung (z.B. Aufmaßerstellung, Übersichtslisten, Dokumentenbearbeitung) - Verwalten von Verträgen sowie Versicherungs- und Nachweisdokumenten und Führung der Projektakten - Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement in DocuWare, Sharepoint und Teams - Erstellung von Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und Auswertungen sowie Protokollführung bei Bau- und Projektbesprechungen - Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen - Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung und der Organisation von Unterkünften für auswärtiges Baustellenpersonal - Bestellwesen und Beschaffung von Büro- und Baustellenmaterial IHR PROFIL - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation - Mehrjährige Berufserfahrung in der Team-, Projekt- oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Bauunternehmen, Planungs- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 - Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder Sharepoint von Vorteil - Grundkenntnis kaufmännischer Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Bestellwesen und Reisekostenabrechnung - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift WAS WIR IHNEN BIETEN - HEGEMANN-REINERS Vorsorgeleistungen: - Betriebliche Krankenzusatzversicherung ohne Zuzahlung inkl. Gesundheitsbudget in Höhe von 300,-€ bis zu 900,-€ für ein umfangreiches Leistungsangebot - Berufsunfähigkeitsversicherung ohne Gesundheitsprüfung - Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. EGYM WELLPASS - Betriebliche Altersvorsorge - Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Prämiertes Vorschlagswesen sowie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" u.v.m. - Firmenrad-Leasing mit Company Bike - Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung - Corporate Benefits