About this role
IHR AUFGABENFELD- Organisation des Büroalltags mit Korrespondenz, Post und Telefon sowie Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für Bereichs-, Projekt- und Bauleitung- Ansprechperson für interne und externe Projektbeteiligte, Nachunternehmer und Lieferanten- Unterstützung bei der Prüfung nach Nachverfolgung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Nachunternehmer sowie Zuarbeit bei der Rechnungsstellung (z.B. Aufmaßerstellung, Übersichtslisten, Dokumentenbearbeitung)- Verwalten von Verträgen sowie Versicherungs- und Nachweisdokumenten und Führung der Projektakten- Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement in DocuWare, Sharepoint und Teams- Erstellung von Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und Auswertungen sowie Protokollführung bei Bau- und Projektbesprechungen- Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen- Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung und der Organisation von Unterkünften für auswärtiges Baustellenpersonal- Bestellwesen und Beschaffung von Büro- und BaustellenmaterialIHR PROFIL- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation- Mehrjährige Berufserfahrung in der Team-, Projekt- oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Bauunternehmen, Planungs- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365- Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder Sharepoint von Vorteil- Grundkenntnis kaufmännischer Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Bestellwesen und Reisekostenabrechnung- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftWAS WIR IHNEN BIETEN- HEGEMANN-REINERS Vorsorgeleistungen: - Betriebliche Krankenzusatzversicherung ohne Zuzahlung inkl. Gesundheitsbudget in Höhe von 300,-€ bis zu 900,-€ für ein umfangreiches Leistungsangebot- Berufsunfähigkeitsversicherung ohne Gesundheitsprüfung- Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. EGYM WELLPASS- Betriebliche Altersvorsorge - Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Prämiertes Vorschlagswesen sowie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" u.v.m.- Firmenrad-Leasing mit Company Bike- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung- Corporate Benefits