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Stellenbeschreibung Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d) Position: Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d) Beschäftigungsumfang: 0,70 bis 1 Vollzeitstellen Führungsverantwortung: Keine Führungsposition Abteilung: Verwaltung / Finanz-, Vertrags- und Projektmanagement Ziel der Stelle Die Position unterstützt die kaufmännischen, administrativen und projektbezogenen Prozesse des Unternehmens. Ziel ist die zuverlässige Abwicklung des Rechnungs- und Vertragswesens sowie die eigenständige Organisation und Koordination projektbezogener Abläufe, insbesondere im Rahmen von Konformitätserklärungen. Aufgaben und Verantwortlichkeiten Telefonzentrale & Kommunikation - Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen - Koordination von Terminen und Besprechungen - Ansprechpartner/in für interne Abteilungen (z. B. Sachbearbeiter, Projektkoordination) - Informationsweitergabe und Abstimmung zum Sachstand von Konzepten oder Projekten Vertrags- und Angebotswesen - Erstellung, Betreuung und Verwaltung von Werkverträgen - Anlage und Pflege von Stammdaten im Verwaltungssystem Projektkoordination - Eigenständige Koordination der Baustellenbegehungen im Zuge der Erstellung von Konformitätserklärungen - Terminabstimmung mit Kunden, Projektbeteiligten und internen Fachbereichen - Nachverfolgung und Dokumentation der erforderlichen Unterlagen und Abläufe - Organisation und Unterstützung administrativer Projektprozesse Verwaltung & Organisation[KM1] (https:#_msocom_1) - Anlegen von Aufträgen und Projekten im System - Pflege von Listen und Datenbanken - Bestellung von Büromaterial - Verpackung und Versand von Waren (z. B. Planträger für Flucht- und Rettungspläne oder Ordner für Feuerwehrpläne) - Dokumentation des Versands - Verwaltung des Druckers (Toner, Papier) - Urlaubs- und Krankheitsvertretung Bereich Lohn und Gehalt (Eintragung von Monatsdaten ins System) - Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten - Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft Anforderungsprofil Persönliche Voraussetzungen - Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist eine zwingende Voraussetzung für die Ausübung der Tätigkeit. - Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein - Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit - Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise - Kommunikations- und Teamfähigkeit Fachliche Qualifikationen - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im Rechnungswesen und/oder Vertragsmanagement von Vorteil - Kenntnisse in DATEV wünschenswert - Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen - Erfahrung in der Koordination administrativer Prozesse oder Projektabläufe ist von Vorteil