About this role
Institut für Allgemeinmedizin und Interprofessionelle Versorgung, Bosch Health Campus Stuttgart Für das Team der Universitätsprofessur für die Erforschung komplementärmedizinischer Verfahren suchen wir eine/-n engagierte und strukturierte Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur Unterstützung in den Bereichen Projekt-, Drittmittel- und Personalverwaltung sowie Management wissenschaftlicher Fachgesellschaften. Der überwiegende Einsatzort ist der Bosch Health Campus in Stuttgart (Auerbachstr. 112, 70376 Stuttgart) Aufgaben - Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz, Terminplanung, Ablage und Dokumentenmanagement - Kommunikation und Schnittstellenarbeit mit zentralen Bereichen des Universitätsklinikums und der Medizinischen Fakultät sowie des Bosch Health Campus - Administrative Unterstützung bei Personalvorgängen, z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Änderungsanzeigen und Onboarding-Prozessen - Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, bei Mittelübersichten, Fristen, Nachweisen, Projektunterlagen und Kommunikation mit internen und externen Stellen - Administrative Unterstützung bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften, Netzwerken und Gremien, insbesondere Mitgliederkommunikation, Kontoführung, Sitzungsorganisation, Fristenmanagement und Veranstaltungskoordination - Unterstützung bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und internen Verwaltungsprozessen - Pflege und Aufbereitung administrativer Übersichten, z. B. zu Projekten, Publikationen, Drittmitteln, Veranstaltungen, Kooperationen und Gremien - Mitgestalten von Prozessen rund um die vielfältigen Aufgaben des Instituts Profil - Abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder B.Sc. / B.A. in einem relevanten Fachgebiet - Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Projektkoordination, idealerweise im Hochschul-, Klinikums-, Forschungs- oder Wissenschaftsumfeld - Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint - Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise - Freude an Schnittstellenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil - Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Terminierung Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Ablage, Registratur