About this role
An der Akademie für Gefahrenabwehr (Abteilung IV) unter dem Dach der Landesfeuerwehrschule Baden-Württemberg in Bruchsal ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeitung Akademieverwaltung und Veranstaltungsorganisation (w/m/d) Vollzeit (Kennziffer 0040) Die Akademie für Gefahrenabwehr des Landes Baden-Württemberg bildet die inhaltlich neue und ergänzende Fort- und Weiterbildung der Feuerwehrangehörigen sowie auch der Führungskräfte im Bevölkerungsschutz ab. Sie erweitert das bestehende Ausbildungssystem der baden-württembergischen Feuerwehren mit den Schwerpunkten interdisziplinärer Fortbildungsangebote und der Fortbildung zu aktuellen Fachthemen. Dabei schlägt sie die Brücke zwischen aktuellen Forschungsergebnissen und Bedürfnissen der Anwender mit den Mitteln moderner Erwachsenenbildung. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter Bildungsvision - Landesfeuerwehrschule Baden-Württemberg. die Organisation von Bildungsveranstaltungen an internen und externen Standorten dazu zählen u.a. die Einladung von Referierenden, der Empfang und die Registrierung von Teilnehmenden; Bestellung und laufende Kontrolle des Caterings, Technik-, Raum- und Ressourcenabstimmung sowie deren Bereitstellung, die Abfrage und Bereitstellung von Lernunterlagen, die Abrechnung von Unterrichtsvergütungen, Reisekosten und Leistungen der Akademie für Gefahrenabwehr, das Führen von (Check-)Listen und die Dokumentation; bei Online-Seminaren: die Aufbereitung von Präsentationen und die Vorbereitung der Webinar-Software durch den Upload von Dateien, die softwareseitige Einladung von Referierenden und vereinzelt Teilnehmenden, die Durchführung von Technikchecks mit den Referierenden und Erläuterung der Webinar-Software, sowie ggf. die Co-Moderation im administrativen Hintergrund; die Überwachung des Auslastungsstandes von Bildungsveranstaltungen und Vorbereitung entsprechender Werbemaßnahmen, administrative und organisatorische Tätigkeiten für die Akademie für Gefahrenabwehr wie beispielsweise Telefondienst, Terminkoordination und -verwaltung, Ressourcenbuchung, Informationsrecherchen, Erstellung von Präsentationen und Aufbereitung von Informationen, Empfang von Gästen, Protokollführung, Geschäftskorrespondenz, Dokumentation und Führen der eAkte, Administration des Akademieauftritts im Intranet, Organisation von Geschäftsbedarf. Organisatorische Änderungen sowie Veränderungen im Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten. Zudem sind Sie bereit, sich fortzubilden und mit den gesellschaftlichen und technischen Entwicklungen Schritt zu halten, sich unter Anleitung in die Anwendung spezifischer Softwareanwendungen (Bildungs- und Lehrsoftware z.B. Ecadia und Edudip), Internetauftritt (z.B. Bildungskatalog, Wikipedia) und soziale Medien (z.B. Facebook, Instagram, Stage) einzuarbeiten, zu Dienstreisen, Abordnungen sowie zu mehrtägigen externen Schulungen, zu Diensten in den Abendstunden und am Wochenende. Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation, eine sehr hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägte Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Sozialkompetenz, freundliches und sicheres Auftreten, eine strukturierte, genaue und nachvollziehbare Arbeitsweise, Kommunikations- und Organisationstalent, gute Fachkenntnisse im Verwaltungsaufbau, im Verwaltungshandeln und in den Zuständigkeiten, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, die Fähigkeit Schriftsätze und Präsentationen form- und textsicher sowie ansprechend zu erstellen, einen sicheren und eigenverantwortlichen Umgang mit analogen und elektronischen Medien (gängige Bürokommunikations- und Verwaltungssoftware z.B. MS-Office und eAkte, sowie Internetanwendungen (z. B. Clouds, Webex)), einfache Grundkenntnisse in Urheber-, Medien- und Datenschutzbelangen, eine Fahrerlaubnis mindestens der Klasse B. Eine interessante, abwechslungs... Homeoffice: Umfang: Nach Vereinbarung