About this role
ANT AG ist ein innovatives, internationales, stabiles und wachsendes High-Tech-Unternehmen, das in Eigenentwicklung anspruchsvolle Wasserstrahlschneidanlagen konstruiert und fertigt, die in der Öl- und Gasindustrie (Onshore), dem Rückbau von Öl- und Gasplattformen (Offshore), bei der Beseitigung von Kampfmitteln und dem Rückbau von Kernkraftwerken zum Einsatz kommen. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Teamassistenz* zur tatkräftigen Unterstützung unseres Teams am Standort Lübeck unbefristet für 35 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag). Das erwartet Dich bei uns! Entwicklung: - Unbefristetes Arbeitsverhältnis - Strukturierte Einarbeitung, regelmäßiges Feedback und persönliche Betreuung in einer offenen Lernkultur - Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen sowie praxisnahe Einblicke im Bereich Maschinenbau - Aufbau eines wertvollen Netzwerks durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen* und Führungskräften* Work-Life-Balance: - Feste Arbeitszeit von 8:00 Uhr - 15:30 Uhr (inklusive 30-minütiger Pause) für gute Planbarkeit, damit ist kein Homeoffice möglich - 30 Urlaubstage inklusive arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester Gesundheit & Vorsorge: - Attraktive Altersvorsorge mit überdurchschnittlichem Arbeitgeberzuschuss (mindestens 25 Euro) - Kostenfreie Nutzung von Hansefit im Best-Status - Kostenfreie Salatbar zweimal pro Woche, frisches Obst - Kostenfreie Getränke (Wasser, Kaffee) - Jährliches Angebot diverser Vorsorgen, Betreuung durch unseren Betriebsarzt Arbeitsumfeld & Extras: - Moderne Arbeitsplätze mit ergonomischer Ausstattung, Dual-Monitor-Setup, Laptop - Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und regelmäßige Betriebsveranstaltungen für eine offene Zusammenarbeit - Mitarbeiterparkplätze - auch mit Elektroladesäulen - direkt vor Ort Spricht Dich das an? - Gästebetreuung, Organisation sowie Koordination der Bewirtung in den Besprechungsräumen, Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbildes der Besprechungsräume sowie Empfangsbereiche (inklusive Ausstattung) - Terminüberwachung bezüglich Belegung der Besprechungsräume - Besetzung des Empfangs sowie der Telefonzentrale - Reisemanagement (Buchung von Hotels, Flügen, Mietwagen, Korrespondenz mit Reisebüro, Bearbeitung von Visa-Anträgen) - Bearbeitung der eingehenden E-Mails in den zentralen Posteingängen, um Rechnungen digital weiterbearbeiten zu können - Fuhrparkmanagement (Leasingverträge, Reifenwechsel, Ansprechpartner* für Versicherung, Abwicklung von Versicherungsschäden, Verwaltung der Tankkarten, Ansprechpartner für Übergaben sowie Reinigung der Autos) - Post- und Paketmanagement (Entgegennahme, Sichtung und Verteilung der Post, Bearbeitung der ausgehenden Post sowie Ablage und Verwaltung der Rechnungen in unsere Datenbank, Support bei Versand von Paketen (Bsp.: Kundengeschenke)) - Verwaltung Bürolager, Bestellung der Printprodukte in Absprache mit Marketing - Support der Teams und des Vorstandes in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten - Steuerung von externen Dienstleistern (v.a. dem Reinigungsunternehmen) Bist Du das? Fachliche Anforderungen: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz, Backoffice und in der Kundenbetreuung - Versierte Erfahrungen im Umgang mit MS-Office und ERP-Systemen, EDV-Affinität zur Einarbeitung in neue Systeme - Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sozialkompetenzen & Arbeitsweise: - Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kunden*, Mitarbeitern*, Führungskräften* und externen Ansprechpartnern - Hohe Lernbereitschaft sowie die Motivation, sich über den Tellerrand hinausschauend eigenständig in neue Themen einzuarbeiten - Hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion - Service- und lösungsorientiertes Auftreten - Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise - Teamfähigkeit sowie sehr gutes Organisations- und Zeitmanagement Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Reiseorganisation, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Telefondienst