About this role
Analista Administrativa de Recursos Humanos Área: Recursos Humanos Reporta a: Head de HR Tipo de contrato: Término fijo por tres (3) meses Ubicación: Chía, Cundinamarca Propósito del cargo Apoyar al área de Recursos Humanos en la creación, organización, actualización y custodia de las historias laborales de los colaboradores activos y retirados, garantizando que el archivo físico y digital se encuentre completo, ordenado, actualizado y disponible para consulta autorizada. Este cargo requiere un manejo cuidadoso y confidencial de la información, así como una alta capacidad de organización, planificación y seguimiento. Responsabilidades principales Crear las carpetas físicas y digitales de los colaboradores de acuerdo con la estructura y nomenclatura definidas por el área de Recursos Humanos. Organizar, clasificar y archivar los documentos que conforman la historia laboral de cada colaborador. Revisar que las historias laborales de los colaboradores activos y retirados se encuentren completas, actualizadas y correctamente organizadas. Digitalizar documentos laborales y asegurar su almacenamiento en las carpetas y repositorios correspondientes. Mantener consistencia entre el archivo físico y el archivo digital. Identificar documentos faltantes, duplicados, vencidos, ilegibles o archivados incorrectamente. Elaborar y mantener actualizado un control de documentos faltantes y pendientes por colaborador. Hacer seguimiento a la recepción de los documentos necesarios para completar las historias laborales. Organizar y custodiar el archivo histórico de los colaboradores retirados. Facilitar la ubicación de documentos cuando sean requeridos por el Head de HR, auditorías o procesos internos autorizados. Garantizar la confidencialidad, integridad y adecuada custodia de la información personal, laboral, salarial, médica y disciplinaria a la que tenga acceso. Cumplir las políticas institucionales relacionadas con protección de datos personales, gestión documental, conservación de documentos y seguridad de la información. Mantener el espacio de archivo físico ordenado, identificado y protegido. Informar oportunamente cualquier inconsistencia, pérdida documental, riesgo de confidencialidad o dificultad encontrada durante la revisión del archivo. Presentar avances periódicos sobre el número de carpetas creadas, revisadas, organizadas, digitalizadas y completadas. Apoyar otras actividades administrativas del área de Recursos Humanos y realizar las demás funciones relacionadas con el cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato. Perfil requerido Formación académica Técnico(a), tecnólogo(a) o estudiante de últimos semestres de Gestión Documental, Archivística, Administración, Recursos Humanos o áreas afines. Experiencia Experiencia previa en gestión de archivos de Recursos Humanos e historias laborales. Experiencia organizando y custodiando archivos físicos y digitales. Conocimiento básico de gestión documental, protección de datos personales y manejo de información confidencial. Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y plataformas de almacenamiento digital. Competencias y habilidades Alto nivel de organización y planificación. Atención rigurosa al detalle. Discreción y alto grado de confiabilidad. Manejo responsable de información confidencial. Capacidad para seguir procedimientos y mantener criterios uniformes de archivo. Dinamismo, autonomía y orientación a la ejecución. Capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos. Comunicación clara, respetuosa y empática. Buena disposición para trabajar de manera cercana con el Head de HR. Orientación al servicio y al trabajo en equipo. Resultados esperados durante los tres meses Carpetas físicas y digitales creadas y organizadas bajo una estructura uniforme. Historias laborales de colaboradores activos y retirados revisadas, clasificadas y actualizadas. Documentos faltantes identificados y registrados en un control de seguimiento. Archivo físico debidamente ordenado, identificado y protegido. Archivo digital completo, organizado y de fácil consulta para las personas autorizadas. Información laboral manejada con estricta confidencialidad y sin incidentes de seguridad. Entrega de un inventario final y reporte del estado de las historias laborales al cierre del contrato.