About this role
In het kort: Je gaat digitale projectarchieven beheren, documenten registreren en ordenen, autorisaties en structuren inrichten, medewerkers instrueren en coachen, dossiers opschonen en voorbereiden op overdracht aan het centrale archief. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Tenslotte dienen een aantal projectdossiers overgedragen te worden (en hierop voorbereid te worden) aan het centrale Archief. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: - Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix - Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem - Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers - Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren - Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur - Het actueel houden van alle documenten die bi.