About this role
[email protected] | Projectmedewerker - regio Alphen aan den Rijn Introductie Ben jij administratief sterk, houd je makkelijk overzicht en pak je liever even de telefoon dan dat je drie mails heen en weer stuurt? Dan hebben we een leuke functie voor je. Organisatie Voor een klein projectbureau binnen een grotere organisatie (in totaal 15 mensen) zoeken we een administratief medewerker die ervoor zorgt dat het hele proces rondom technische inspecties soepel verloopt. Van de eerste aanvraag van een klant tot het versturen van het inspectierapport en de voorbereiding van de factuur: jij houdt de lijnen bij elkaar. Je werkt nauw samen met een team van vijf inspecteurs die veel onderweg zijn. Dat betekent dat jij op kantoor degene bent die overzicht houdt, klanten te woord staat en zorgt dat iedereen weet waar hij moet zijn. Functie Een klant mailt bijvoorbeeld dat er een inspectie aan een installatie moet plaatsvinden. Vanaf dat moment pak jij het op. Is het een nieuwe klant? Dan maak je deze aan in het systeem. Je stelt de offerte op en zodra deze akkoord is, maak je er een order van. Vervolgens verzamel je alle informatie die de inspecteur nodig heeft, zoals tekeningen, gegevens van de installatie en een inkooporder. Daarna stem je met de klant en inspecteur af wanneer de inspectie kan plaatsvinden en plan je deze in. Is de inspectie uitgevoerd en het rapport klaar? Dan zorg jij dat dit bij de klant terechtkomt en bereid je de facturatie voor. Kortom, jij: - Beantwoordt mails en vragen van klanten - Maakt offertes en verwerkt deze tot orders - Verzamelt de benodigde informatie en documenten - Plant inspecteurs en opdrachten in - Bewaakt de voortgang van lopende orders - Verstuurt rapportages naar klanten - Bereidt de facturatie voor - Neemt zelf contact op met klanten over periodieke en doorlopende inspecties Je verwerkt alles in Uniconta, het ERP-systeem waarmee binnen het projectbureau wordt gewerkt. Functie-eisen Wie zoek...