About this role
Werkzaamheden - korte samenvatting Als Managementassistent OK ben je het centrale aanspreekpunt voor secretariaatszaken binnen de OK-afdeling: je beheert de algemene mailbox, plant vergaderingen en beheert agenda's van teammanagers op verzoek. Je verzorgt operationele ondersteuning zoals het aanmaken van inkoopordernummers, factuurcontrole, bestellingen voor catering en versnaperingen en het organiseren van vergaderruimtes en rondleidingen. Je stelt dagelijks het OK-planningsoverzicht uit HiX samen en verzorgt autorisaties en toegang (OK CL, HiX, IAM, passystemen) voor medewerkers, coassistenten en onderzoekers. Maandelijks en jaarlijks coördineer je personeelszaken en administratieve taken: onboarding, rollen en autorisaties, parkeerverleningen, AFAS-werkvoorbereiding en beheer van jaarorders met vaste leveranciers. Daarnaast verzorg je interne communicatie (wekelijkse nieuwsbrief, vergaderagendapunten), archivering in Teams, notuleren op verzoek en ad-hoc ondersteuning bij evenementen, onderwijsactiviteiten en feesten. Vereist profiel - Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur opleiding in secretariële, administratieve of commerciële richting. - Aantoonbare ervaring in een druk, multidisciplinair ziekenhuis- of OK-omgeving met kennis van klinische systemen (bijv. HiX) en IAM/autoriseringsprocessen is een pré. - Uitstekende organisatorische vaardigheden: zelfstandig plannen, prioriteren van taken en het coördineren van meerdere terugkerende processen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks). - Communicatief sterk, klantgericht en discreet; je kunt vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen en onderhoudt effectieve contacten met teammanagers, leveranciers en interne stakeholders. - Goede schrijf- en taalvaardigheden in het Nederlands; vaardigheid met Office 365, Teams, Outlook en ervaring met bestelsystemen (Oracle/Staples) en AFAS is gewenst. - Flexibiliteit en stressbestendigheid: je handelt ad-hoc verzoe...