About this role
De Detacheerders | Uitzendbureau voor Zorg en Onderwijs Introductie Ben jij een ervaren officemanager die graag midden in een bestuurlijke omgeving werkt? Als Officemanager Griffie ben je het administratieve en secretariële hart van de Griffie. Jij zorgt ervoor dat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen en dat de bestuurlijke besluitvorming soepel en professioneel verloopt. Je houdt overzicht, schakelt makkelijk tussen verschillende partijen en zorgt dat afspraken en processen goed worden opgevolgd. Geen dag is hetzelfde. Organisatie Je werkt binnen een zelfstandige Griffie. De Griffie ondersteunt de gemeenteraad en valt rechtstreeks onder de raad. Je werkt samen met de griffier, raadsadviseurs, een communicatieadviseur en andere collega's. Je hebt contact met raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren, inwoners en externe relaties. Samen zorgen jullie dat de raad zijn rol goed kan vervullen en dat inwoners op een goede manier worden betrokken bij de lokale democratie. Functie Als Officemanager Griffie zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning goed geregeld is. Je: - registreert en publiceert documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en bewaakt de administratieve afhandeling; - bewaakt termijnen binnen het besluitvormingsproces en zorgt dat documenten goed vindbaar zijn; - beheert de mailbox van de Griffie en handelt berichten zorgvuldig en tijdig af; - bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren, inwoners en externe relaties; - ondersteunt bij het opstellen en publiceren van forum- en raadsagenda's; - biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs; - onderhoudt contact met inwoners die willen inspreken tijdens een forum- of raadsvergadering; - organiseert bijeenkomsten, van zaal en catering tot benodigde faciliteiten; - bewaakt de publicatie van documenten na besluitvorming; - voert verbeteringen door in het raadsinformatiesysteem en an...