About this role
Información sobre el puesto
Oficina: Ecuador
Proyecto: Urban Futures
Duración de contrato: Tiempo definido, duración de un mes.
Tipo de contrato: Contrato de pasantía
Salario neto: US$290 más beneficios de ley
Solo se considerarán personas nacionales de Ecuador o extranjeras con residencia o permiso de trabajo en ese país.
Introducción
Hivos, es una organización internacional que busca nuevas soluciones para problemas globales persistentes con proyectos inteligentes en los lugares correctos. Se opone a la discriminación, a la desigualdad, al abuso de poder y al uso insostenible de los recursos en nuestro planeta.
Como parte de sus procesos administrativos y de cumplimiento institucional, requiere mantener un sistema ordenado, actualizado y accesible de gestión documental que garantice la conservación, trazabilidad y disponibilidad de información institucional.
Antecedentes
Actualmente, la oficina de Hivos Ecuador requiere fortalecer la organización de su archivo físico y electrónico mediante la clasificación, depuración, inventario, ordenamiento y digitalización de documentación administrativa, financiera, contractual y programática, conforme a los lineamientos institucionales de gestión documental.
Para este propósito se prevé la contratación de dos (2) pasantes que apoyen al equipo administrativo en la organización integral de los archivos institucionales.
Propósito del puesto
La presente actividad tiene como propósito fortalecer la gestión documental de Hivos Ecuador mediante la organización, clasificación, depuración, inventario y digitalización de la documentación institucional, garantizando que la información se encuentre centralizada, accesible, segura y alineada con los estándares internos de gestión del conocimiento y control documental.
Esta necesidad responde a los siguientes factores institucionales:
• Proceso de migración y centralización de información institucional: Actualmente, parte de la documentación se encuentra almacenada en diversas ubicaciones, incluyendo equipos informáticos y repositorios individuales. En el marco de la implementación y fortalecimiento de plataformas colaborativas institucionales, es necesario organizar, depurar y migrar la documentación relevante hacia un repositorio centralizado en SharePoint, que permita una gestión más eficiente, segura y estandarizada de la información.
• Optimización de la capacidad operativa del equipo: Las actividades de organización documental demandan un alto nivel de dedicación y tiempo por parte del personal administrativo y de operaciones. La incorporación de pasantes permitirá apoyar estas tareas específicas, contribuyendo a una mejor distribución de la carga operativa y permitiendo que el personal concentre sus esfuerzos en actividades estratégicas y prioritarias para la organización.
• Fortalecimiento de los sistemas de control interno y cumplimiento: Hivos Ecuador debe mantener documentación organizada, trazable y fácilmente accesible para atender requerimientos derivados de auditorías internas y externas, revisiones de proyectos financiados por cooperantes, así como procesos de verificación realizados por organismos de control y otras instancias de supervisión. Contar con un repositorio único y adecuadamente estructurado contribuirá a mejorar la transparencia, la eficiencia en la recuperación de información y el cumplimiento de los requisitos institucionales y regulatorios aplicables.
Como resultado, la actividad contribuirá a consolidar un sistema documental más eficiente, reducir riesgos asociados a la dispersión de la información y facilitar la disponibilidad oportuna de documentación para la gestión institucional y la rendición de cuentas.
Objetivo General del Puesto
Apoyar la organización y fortalecimiento del sistema de archivo físico y digital de la oficina de Hivos Ecuador.
Objetivos Específicos
• Clasificar y ordenar los documentos físicos existentes de acuerdo con las categorías documentales definidas por Hivos.
• Elaborar un inventario actualizado de los documentos organizados.
• Digitalizar documentación priorizada y asegurar su correcta nomenclatura y almacenamiento electrónico.
• Identificar documentos duplicados o susceptibles de depuración conforme a los lineamientos institucionales.
• Contribuir a la mejora de la accesibilidad y trazabilidad de la información institucional.
• Entregar una propuesta básica de organización documental que facilite la gestión futura de archivos.
Resultados Esperados
• Archivo físico organizado y clasificado.
• Inventario documental actualizado.
• Documentación prioritaria digitalizada y respaldada.
• Espacios de archivo optimizados.
• Recomendaciones para el mantenimiento del sistema documental.
Alcance y duración del trabajo:
Los pasantes desarrollarán las siguientes actividades por 30 días bajo la supervisión del área administrativa y financiera de Hivos Ecuador:
Actividades Principales
• Revisar y clasificar documentos físicos por tipo, año, proyecto y unidad responsable.
• Organizar expedientes en carpetas físicas y cajas de archivo.
• Etiquetar documentación conforme a los lineamientos definidos por Hivos.
• Elaborar bases de datos o inventarios documentales.
• Digitalizar documentos seleccionados.
• Verificar la calidad de los archivos digitalizados y su correcto almacenamiento.
• Organizar carpetas electrónicas y bases documentales existentes.
• Identificar documentación repetida, incompleta o fuera de vigencia para su revisión por parte del personal responsable.
• Preparar reportes periódicos de avance.
• Apoyar en otras actividades relacionadas con la gestión documental que sean requeridas durante la pasantía.
Metodología: enfoques que se utilizarán para alcanzar los resultados.
La organización documental se desarrollará mediante una metodología práctica, estructurada y supervisada, orientada a garantizar la correcta clasificación, consolidación y almacenamiento de la información institucional.
Fase 1. Inducción y planificación
• Incorporación de los dos (2) pasantes al equipo de trabajo.
• Presentación institucional y socialización de los objetivos de la actividad.
• Capacitación sobre las políticas de confidencialidad, gestión documental, nomenclatura de archivos y uso de las plataformas institucionales.
• Entrega de un checklist o guía operativa que establezca la estructura documental esperada, los criterios de organización, los tipos documentales requeridos y las rutas de almacenamiento correspondientes.
• Distribución de responsabilidades por proyecto, área o período documental.
Fase 2. Levantamiento y recopilación de información
• Identificación de la documentación existente relacionada con proyectos, operaciones y gestión institucional.
• Coordinación con las diferentes áreas y personas custodias de documentación para recopilar la información requerida.
• Solicitud y seguimiento de documentos que se encuentren en distintos repositorios o bajo responsabilidad de diferentes colaboradores.
• Identificación de documentos pendientes de completar, actualizar o formalizar mediante firmas o aprobaciones institucionales.
Fase 3. Organización y conformación de expedientes digitales
• Revisión y clasificación de documentos conforme a la estructura documental definida por Hivos Ecuador.
• Organización de expedientes digitales completos por proyecto, período y categoría documental.
• Verificación de integridad documental para asegurar que los expedientes contengan los soportes requeridos.
• Estandarización de nombres de archivos y carpetas para facilitar su búsqueda y trazabilidad.
• Identificación de vacíos documentales y coordinación con los responsables para su recuperación o regularización.
Fase 4. Seguimiento y cierre
• Presentación periódica de avances al área supervisora.
• Validación de los expedientes organizados y del inventario documental generado.
• Entrega de un informe final que detalle el trabajo realizado, los resultados alcanzados, la documentación organizada, los documentos pendientes de regularización y las recomendaciones para el mantenimiento del archivo institucional.
Consideración metodológica: Dado el volumen documental acumulado y la necesidad de recopilar información proveniente de múltiples fuentes institucionales, la actividad se ejecutará de manera continua y progresiva. Cada pasante realizará una gestión permanente de coordinación con diferentes colaboradores para localizar, completar y organizar expedientes documentales, priorizando aquellos asociados a proyectos activos, procesos administrativos y requerimientos de control interno, auditoría y cumplimiento institucional.
Consideraciones logísticas:
• Los pasantes deberán cumplir las políticas internas de Hivos relacionadas con confidencialidad, protección de datos y manejo de información institucional.
• Toda la documentación revisada tendrá carácter confidencial.
• El acceso a archivos físicos y digitales será autorizado únicamente por el personal responsable.
• La supervisión estará a cargo del área administrativa de Hivos Ecuador.
Resultados esperados:
Entregables
Descripción
Inventario documental actualizado
Base de datos con el detalle de documentos organizados
Archivo organizado
Expedientes electrónicos clasificados, organizados, etiquetados y archivados
Reportes de avance
Informe periódico a los 15 días de ejecución sobre el progreso de las actividades
Informe final
Resumen de actividades realizadas, resultados obtenidos y recomendaciones
Perfil
Formación Académica
• Estudiante de los últimos semestres o egresado/a reciente de carreras como: Administración de Empresas, Gestión Documental y Archivística.
• Bibliotecología, Ingeniería Comercial, Contabilidad y Auditoría, Gestión de la Información, Ciencias Sociales o afines.
Experiencia
• No se requiere experiencia laboral previa.
• Se valorará experiencia académica o de prácticas preprofesionales relacionada con:
• Organización y archivo de documentación.
• Manejo de bases de datos.
• Digitalización y control documental.
• Uso de herramientas de almacenamiento y gestión de información.
Conocimientos Técnicos
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
• Conocimientos básicos de gestión documental, archivo físico y digital.
• Capacidad para organizar información de manera sistemática.
• Manejo básico de plataformas colaborativas y repositorios digitales (SharePoint, OneDrive, Google Drive u otros similares).
• Conocimiento básico de nomenclatura, clasificación y control de documentos.
• Conocimientos básicos sobre confidencialidad y protección de datos serán valorados.
Requisitos Adicionales
• Disponibilidad para realizar la pasantía de manera presencial en Ecuador.
• Contar con la documentación requerida para suscribir un contrato de pasantías conforme a la normativa laboral ecuatoriana.
Competencias
Compromiso con los valores institucionales
Actúa con integridad, ética y respeto por la diversidad.
Confidencialidad de la información institucional.
Trabajo en equipo
Orientación a resultados
Competencias Técnicas
Organización y gestión de información
Atención al detalle
Manejo de herramientas digitales
Capacidad de aprendizaje
Competencias Personales
Planificación y organización
Responsabilidad
Comunicación efectiva
Proactividad
Disponibilidad requerida
Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo participación en actividades fuera del horario y para viajar dentro del país.
SI DESEA APLICAR
Favor acceder al botón de “Aplicar” de esta plataforma en la parte superior derecha de esta página. Presentar su hoja de vida en español (máximo tres páginas en formato PDF), una carta de expresión de interés (una página en PDF), a más tardar el 31 de agosto del 2026.
Verificaciones de antecedentes para candidatos finalistas
Si usted es seleccionado(a) para la etapa final del proceso de selección, tenga en cuenta que se solicitarán referencias profesionales a sus empleadores anteriores y se realizará una verificación de antecedentes en materia de salvaguarda, de conformidad con los requisitos del Misconduct Disclosure Scheme, al cual Hivos está adherido.
Asimismo, podrá requerirse un certificado de antecedentes penales (cuando el puesto así lo exija y la legislación nacional lo permita). Solo se harán excepciones cuando la legislación local lo prohíba o cuando la persona candidata no pueda obtener dicho certificado debido a actividades relacionadas con la defensa de los derechos de las personas LGBTI+ y de los derechos humanos.
(*) https://www.hivos.org/who-we-are/our-organization/integrity/
US$290 más beneficios de ley