About this role
Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner Hilvarenbeek Over de functie fwb SRQ170813 Je gaat tijdelijk aan de slag als afdelings- en managementondersteuner binnen de afdeling Samenleving. In deze rol ondersteun je de hele afdeling, inclusief het afdelingshoofd en de twee teamleiders, bij uiteenlopende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je werkt in een team van ondersteuners en zorgt dat processen soepel verlopen, van planning en correspondentie tot subsidieondersteuning en projectenadministratie. Je komt terecht in een compacte gemeentelijke organisatie met korte lijnen, waar je snel moet kunnen schakelen en zelfstandig veel regelt. De opdracht is ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof. Wat ga je doen - Je verzorgt en stelt beschikkingen op voor partners in het maatschappelijk veld. - Je laat overeenkomsten en beschikkingen ondertekenen en verstuurt deze. - Je verwerkt rugzakjes kunst- en cultuureducatie. - Je bent eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov. - Je plant en organiseert afspraken, zowel intern als extern, en regelt locaties. - Je codeert facturen voor en maakt verplichtingen aan in Key2financiën. - Je verzorgt de projectenadministratie. - Je stelt agenda's op voor bestuurlijk overleg. - Je meldt nieuwe collega's aan, maakt hen wegwijs en regelt laptop en telefoon. - Je voert de representatieregeling uit, zoals het regelen van bloemen, lunch en cadeaus. - Je publiceert beleidsregels via Daadkracht. - Je verzorgt de postverdeling in Onegov. - Je verzorgt correspondentie en maakt overzichten. - Je toetst subsidieaanvragen administratief en handelt deze waar mogelijk af, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media. - Je zorgt voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunt de subsidiecoördinator. - Je maakt schema's en levert stukken aan voor de accountantscontrole, ...