About this role
Hilvarenbeek Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner Functie omschrijving Wij zoeken een tijdelijke afdelings- en managementondersteuner voor 28 uur per week ter vervanging van zwangerschaps- en bevallingsverlof. In deze rol ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het afdelingshoofd en de teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden. Wat ga je doen? - Opstellen en verwerken: verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld; overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen; verwerken van rugzakjes kunst- en cultuureducatie. - Applicatie- en eerste lijn ondersteuning: eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov; postverdeler Onegov. - Secretariële en administratieve ondersteuning: afspraken plannen en organiseren (intern en extern) en locaties regelen; verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten; verzorgen van agenda's voor bestuurlijk overleg; aanmelden en wegwijs maken van nieuwe collega's en regelen van laptop en telefoon; representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz.). - Financiële en projectenadministratie: facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën; verzorgen van projectenadministratie; administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen; zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces; schema's maken en stukken leveren voor accountantscontrole (o.a. subsidieprogramma). - Publicatie en ondersteuning beleid: beleidsregels publiceren via Daadkracht; assisteren bij verzamelen van informatie, samenstellen van (digitale) dossiers en het maken van overzichten; voorstellen doen voor kwaliteitsverbetering in administratieve- en secretariële procedures en processen. - Organisatie van activiteiten: plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken. Wat verwachten wij van jou? Functi...