About this role
Le Point Écoute Le Passage, association basée à Carpentras, accompagne les personnes, les couples et les familles à travers des actions d'écoute, d'accompagnement et de prévention. Afin de renforcer son équipe, l'association recrute un(e) secrétaire chargé(e) d'accueil en CDI à temps partiel de 24 heures hebdomadaires. Vos missions : Accueil et relation avec les publics - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et intervenants. - Informer, orienter et renseigner les personnes accueillies. - Assurer la prise de rendez-vous des accueillants-écoutants. - Gérer les agendas et les modifications de rendez-vous (annulations, reports, confirmations). - Garantir une transmission fiable des informations. Gestion administrative et secrétariat - Assurer le traitement du courrier et de la messagerie institutionnelle. - Réaliser les travaux courants de secrétariat : saisie, mise en forme, classement et archivage. - Assurer le suivi administratif des activités de l'association. - Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux actions. - Veiller au respect des échéances administratives et assurer le suivi des dossiers. Suivi des activités - Gérer les inscriptions aux actions proposées par l'association. - Assurer le suivi administratif des participants. - Contrôler la qualité des données enregistrées dans le logiciel métier. - Saisir et mettre à jour les informations nécessaires au suivi des activités. - Extraire les données nécessaires aux bilans d'activité. Communication administrative - Mettre en forme les supports d'information validés par la direction. - Participer à leur diffusion auprès des publics concernés. Profil recherché : - Formation administrative, secrétariat ou gestion (niveau Bac à Bac +2 souhaité). - Expérience sur un poste d'accueil et de secrétariat appréciée. - Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques. - Qualités rédactionnelles. - Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Aisance relationnelle et sens de l'accueil. - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. - Capacité à travailler en équipe. Candidature Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de la direction du Point Écoute Le Passage.