About this role
Situé à Boulogne-Billancourt, l'hôpital Ambroise-Paré est l'un des premiers centres d'urgence des Hauts-de-Seine (adultes/enfants). Il dispose d'une expertise reconnue dans le domaine cardiovasculaire, en gériatrie et en imagerie, ainsi qu'en chirurgie (orthopédie, digestif, vasculaire...). Il assure aussi une prise en charge de recours en cancérologie (dermatologie, pneumologie, cancers digestifs). Il est engagé dans un projet de transformation pour accueillir les activités de Raymond Poincaré. - Réaliser les actes inhérents à la fonction de secrétaire : - Assure le secrétariat des médecins du service - Participer à la bonne tenue du cahier de roulement des lits - Gestion des mails et fax médecine pour dispatcher aux différents médecins - Gestion de l'accueil physique et téléphonique du service (patients et familles) - Frappe et mise en page des rapports, courriers de consultation, compte-rendu d'hospitalisation - Numérisation pour archivage de documents et classement aux archives médicales - Graver les CD sur le PACS - Transmission au médecin référent de la liste des éventuels documents médicaux à corriger ou à créer - Participer à la gestion du matériel du secrétariat - Vérification des informations administratives - Identito vigilance - Gestion des salles de réunion - Participer et contribuer aux organisations des staffs médicaux - Gestion des rendez-vous des examens complémentaires - Participe à l'accueil des externes, internes et stagiaires médicaux - Participe à la formation de stagiaires administratifs - Accompagnement et aide aux patients dans leurs démarches administratives - Toutes missions ponctuelles confiées par le responsable hiérarchique - Participation à la déclaration et analyse d'évènements indésirables dans le but d'amélioration des pratiques professionnelles - Remplacement des collègues en cas d'absence PRÉ-REQUIS Formations et/ou qualifications requises : -Diplôme de secrétaire médical -BAC/ BAC ST2S -BAC +2 EXPÉRIENCE REQUISE -Expérience en milieu hospitalier COMPÉTENCES REQUISES Connaissances particulières : -Accueillant, Souriant -Organisé -Patient, à l'écoute -Sociable (contact avec les membres de l'équipe et le public) -Conciliant -Rigueur et disponibilité -Discret (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel) -Droit hospitalier Qualités professionnelles requises : -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel -Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité -Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau -Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (AGENDA - GDM -ORBIS - GILDA - CHRONOS etc) -Identitovigilance