About this role
Administration générale et organisation quotidienne - Gérer le courrier, les documents administratifs, le classement et l'archivage, dans une logique de fiabilité et de traçabilité. - Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, présentations et documents internes. - Assurer le suivi des contrats, abonnements, assurances, échéances et obligations administratives. - Gérer les fournitures, équipements et besoins courants du bureau, en lien avec les prestataires. - Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs. Support à la direction et coordination - Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement. - Organiser les déplacements professionnels en France et à l'international : transports, hébergements, formalités et suivi des dépenses. - Préparer et suivre les plans d'action, relancer les interlocuteurs et veiller au respect des échéances. - Prendre en charge des dossiers transverses ou confidentiels et en assurer le suivi de bout en bout. Administration du personnel et support RH - Préparer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés, de l'embauche au départ. - Assurer le suivi des contrats, avenants, périodes d'essai, absences, congés, visites médicales et documents obligatoires. - Préparer les éléments variables de paie et assurer leur transmission dans les délais. - Participer aux recrutements : coordination des entretiens, échanges avec les candidats et suivi administratif. - Organiser l'intégration administrative et logistique des nouveaux collaborateurs. Gestion administrative, facturation et achats - Collecter, contrôler, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs au cabinet comptable. - Établir et suivre les factures clients, les paiements, les relances et les éventuels avoirs. - Assurer le suivi administratif des achats, commandes, contrats fournisseurs et prestations. - Mettre à jour les tableaux de suivi et préparer les éléments nécessaires au reporting administratif et financier. - Coordonner les échanges avec les banques, assurances, cabinets comptables, organismes administratifs et autres partenaires externes. Logistique, événements et vie de l'entreprise - Coordonner les expéditions, réceptions et besoins logistiques ponctuels, y compris dans un contexte international. - Organiser les réunions d'équipe, visites, séminaires, événements internes et moments de convivialité. - Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer le suivi des prestataires. - Apporter un soutien opérationnel aux équipes selon les priorités de l'entreprise. Structuration et amélioration continue - Formaliser et mettre à jour les procédures administratives et les outils de suivi. - Identifier les points de blocage et proposer des solutions simples, fiables et adaptées. - Contribuer à la structuration des processus internes et à l'amélioration de l'efficacité collective. - Vous justifiez d'une expérience confirmée, idéalement d'au moins 8 ans, dans une fonction d'assistanat polyvalent, d'assistanat de direction ou d'administration au sein d'une PME, d'une start-up ou d'un environnement exigeant. - Vous avez déjà géré de manière autonome un périmètre administratif varié et savez prendre en charge un dossier de A à Z. - Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre discrétion et la fiabilité de votre suivi. - Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, distinguer l'urgent de l'important et respecter les échéances. - Vous êtes proactif(ve), pragmatique, orienté(e) solutions et à l'aise avec des interlocuteurs variés. - Vous dispo