About this role
1/ Définition généraleLe(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.2/ Conditions générales d'activité Localisation : Maison de retraite médicalisée Relation internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents Relation extérieures : familles, prestataires, services siège Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un desdomaines confiés - Maîtrise de l'informatique3/ Les missions Accueil et secrétariato Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).o Réceptionner et trier le courrier de la résidence.o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes. Gestion administrative et commerciale :o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefsde service.o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientationsprospect.o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.4/ Champs de responsabilités Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de directio