About this role
Als Administratief deskundige kom je terecht in het elfkoppige team van stafmedewerkers. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd kinderopvang en werk je nauw samen met stafmedewerkers, kindbegeleiders en logistiek medewerkers. Een greep uit je takenpakket: Algemene administratieve ondersteuning van de kinderdagverblijven, inclusief vergaderadministratie, documentbeheer en optimalisatie van administratieve processen. Ondersteuning van de dienst bij administratieve en digitale toepassingen en beheer van SharePoint en andere softwaretoepassingen. Financiële administratie , waaronder opvolging van facturen, onkostennota's, bestelbonnen, aankopen en financiële rapportering. Beheer van inschrijvingen en kinddossiers , inclusief overeenkomsten, attesten en fiscale documenten. Personeelsadministratie , zoals de opvolging van personeelsdossiers en administratieve ondersteuning bij de opstart van nieuwe medewerkers. Opvolging van subsidies, regelgeving en externe contacten , waaronder rapporteringen aan Kind en Gezin, verzekerings- en attestenbeheer, leverancierscontacten en vacatureadministratie. Voor deze functie zal het Kinderdagverblijf te Jette (Laerbeeklaan 117 bus 2,1090 Jette) je thuisbasis worden met sporadisch verplaatsingen naar ons kinderdagverblijf in Elsene (Generaal Jacqueslaan 141, 1050 Elsene) alsook is er occasioneel thuiswerken mogelijk. Wat verwachten wij van jou? We zoeken iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. Bij voorkeur heb je minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie. Ervaring binnen de kinderopvang, social profit of een onderwijsomgeving is een troef. Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en kunt je zowel mondeling als schriftelijk helder uitdrukken. Kennis van het Engels en Frans is een meerwaarde. Je past je communicatie gemakkelijk aan aan je gesprekspartner, of het nu gaat om ouders, medewerkers, leveranciers of externe instanties. Je bent nauwkeurig, georganiseerd, klantgericht en proactief. Daarnaast werk je zelfstandig, neem je initiatief en behoud je het overzicht wanneer verschillende taken tegelijk aandacht vragen. Verder ben je discreet in het omgaan met vertrouwelijke informatie, werk je vlot samen met collega's en denk je actief mee na over het verbeteren van administratieve processen. Een goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) is vereist. Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer. VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.