About this role
Binnen de dienst Onderzoek en Valorisatie zijn we op zoek naar een proactieve en organisatorisch sterke medewerker die mee de dagelijkse werking van de wetenschapscommunicatie binnen VIVES ondersteunt en verder uitbouwt. Je bent een spilfiguur binnen de werking en zorgt ervoor dat projecten, activiteiten en samenwerkingen vlot verlopen. Je bewaart het overzicht over verschillende initiatieven, neemt verantwoordelijkheid op en ziet werk voordat het wordt gevraagd. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met een projectmatige en ondernemende aanpak. Samen met collega's werk je mee aan uiteenlopende initiatieven zoals Techniekacademie, STEM Olympiade, Wetenschapsbar, science outreach-projecten, evenementen en diverse onderzoeksgerelateerde activiteiten. Hoewel Techniekacademie een belangrijke opdracht vormt, draag je actief bij aan de bredere werking van wetenschapscommunicatie binnen VIVES. Wat ga je doen? - Je onderhoudt contacten met steden, gemeenten, scholen, lokale besturen, partners en andere stakeholders. - Je staat in voor de opmaak, opvolging en afhandeling van samenwerkingsovereenkomsten, contracten en administratieve dossiers. - Je volgt subsidies, projectbudgetten, rapporteringen en financiële afspraken nauwkeurig op. - Je beheert inschrijvingen, deelnemersgegevens en administratieve processen. - Je bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat acties tijdig worden uitgevoerd. - Je behandelt inkomende communicatie en zorgt voor een professionele opvolging van vragen en dossiers. - Je ondersteunt de organisatie van evenementen, STEM-activiteiten en wetenschapscommunicatieprojecten. - Je vertegenwoordigt de organisatie in relevante overlegfora, werkgroepen en samenwerkingsverbanden en werkt mee aan de uitrol van strategische projecten, zoals initiatieven binnen het kader van het BOA-decreet. - Je verzamelt gegevens, maakt analyses en genereert rapporten die de werking ondersteunen. - Je denkt actief mee over verbeteringen van processen, systemen en dienstverlening. - Je neemt initiatief en detecteert opportuniteiten om projecten en samenwerkingen verder uit te bouwen. a { text-decoration: none; color: #464feb;}tr th, tr td { border: 1px solid #e6e6e6;}tr th { background-color: #f5f5f5;} - Je beschikt over een bachelor of masterdiploma; - Je bent organisatorisch sterk en behoudt gemakkelijk het overzicht over meerdere projecten tegelijk. - Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en wacht niet af tot taken worden toegewezen. - Je bent sterk in planning, opvolging en stakeholdermanagement. - Je communiceert professioneel en vlot met diverse doelgroepen. - Je bent administratief zeer nauwkeurig en hebt oog voor detail. - Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Microsoft 365-toepassingen zoals Outlook, Teams, Excel, Word en SharePoint. Daarnaast ben je bereid om andere digitale toepassingen te leren kennen. - Je voelt je comfortabel in een omgeving waar je verschillende verantwoordelijkheden combineert. - Je bent flexibel, oplossingsgericht en neemt eigenaarschap op over je dossiers. - Ervaring met subsidies, projectopvolging, samenwerkingsovereenkomsten of lokale besturen is een sterke troef. - Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden. Functiespecifieke competenties - Je bent projectmatig en organisatorisch sterk en kan acties, deadlines en resultaten doelgericht opvolgen; - Je bent proactief en ondernemend en neemt initiatief om projecten en processen vooruit te helpen; - Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid op en toont eigenaarschap over je dossiers; - Je werkt analytisch en nauwkeurig en behoudt overzicht over meerdere projecten en processen tegelijk; - Je bent communicatief sterk en bouwt duurzame relaties op met collega's, onderzoekers, lokale besturen en externe partners; - Je beschikt over een sterke helikopterview en begrijpt hoe verschillende projecten, activiteiten en stakeholders elkaar versterken; - Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Microsoft 365-toepassingen en andere digitale tools; - Je bent administratief sterk en zorgt voor een correcte opvolging van contracten, subsidies, inschrijvingen, budgetten en rapporteringen; - Je bent oplossingsgericht en ziet opportuniteiten om de werking efficiënter en effectiever te organiseren; - Je bent flexibel en stressbestendig en kan vlot schakelen tussen verschillende dossiers en prioriteiten.