About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Wirtschaftsingenieur/in Stellenbeschreibung: Office Manager/in (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (25 - 38 Std./Woche) Über uns Wir sind ein spezialisiertes Ingenieur- und Sachverständigenbüro mit Schwerpunkt auf Elektrotechnik, Photovoltaik und Maschinensicherheit. Wir erstellen fachtechnische Gutachten für Gerichte, Behörden und private Auftraggeber und verbinden dabei technisches Know-How, rechtliche Präzision und praxisorientierte Lösungen. Zur strukturellen Erweiterung unseres Büros suchen wir eine*n zuverlässige*n, sorgfältige*n und eigenständige*n Office Manager*in, der/die unsere technischen und gutachterlichen Prozesse professionell unterstützt. Ihre Aufgaben Administrative Organisation & Büroabläufe - Strukturierte Organisation des Tagesgeschäfts - Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenverwaltung - Terminmanagement sowie Bürokoordination interner und externer Abstimmungen Projekt- und Gutachtenunterstützung - Vorbereitung und Pflege von Unterlagen, Gutachten, Projekt- und Kundendaten - Redaktionelle Korrekturen und formale Prüfung von Gutachten - Schriftverkehr mit Gerichten, Behörden, Unternehmen und Privatkunden - Schulungsvorbereitung und Unterstützung - Unterstützung-Produktentwicklung im Bereich Schulungen und Gutachterwesen. Kaufmännische Aufgaben - Erstellung von Angeboten und Rechnungen - Überwachung von Zahlungseingängen und Fristen - Vorbereitung der Buchhaltung: Sortieren, Scannen und Zuordnen von Belegen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) Fristen- und Terminüberwachung - Verfolgung wiederkehrender Prüf- und Wartungsfristen - Überwachung gerichtlicher Fristen und Abläufe Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, oder technische Ausbildung mit kaufmännischen Anteilen, oder eine vergleichbare Qualifikation - Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sicherer Umgang mit professioneller Korrespondenz - Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) - Erfahrung im technischen Umfeld oder Interesse an technischen Themen von Vorteil - Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und selbstständiges Arbeiten - Erfahrungen im handwerklichen Umfeld sowie im Umgang mit juristischen Akteuren sind wünschenswert Wir bieten - Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung effizienter Büro- und Dokumentenprozesse - Langfristige, verantwortungsvolle Position in einem wachsenden technischen Umfeld - Strukturierte Einarbeitung in unsere Dienstleistungen und Abläufe - Kollegiale Zusammenarbeit, kurze Entscheidungswege und ein professionelles Arbeitsumfeld - Weiterbildung - Wellpass Arbeitsumfang & Starttermin - Teil- oder Vollzeit, 25-38 Stunden pro Woche - Starttermin: ab September 2026 Bewerbung Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben per E‑Mail an: [email protected] Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Technisches Verständnis, Buchführung, Buchhaltung, Berichtswesen, Information, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office) Erweiterte Kenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Abrechnung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Postbearbeitung, Zahlungsverkehr, Kaufmännische Kenntnisse, Korrespondenz