About this role
Das gemeinnützige Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH (IKPF) ist Träger des Umbrella Consortium for Assessment Networks (UCAN) und unterstützt über 100 Kooperationspartner – darunter Fakultäten, Ärztekammern, Fachgesellschaften und weitere Institutionen – bei der Vorbereitung, Qualitätssicherung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen. Unsere Projekte dienen dem Ziel, den Workflow von der Erstellung bis zur Evaluation von Prüfungen zu verbessern sowie Lehr- und Prüfungsbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Darüber hinaus arbeiten wir an diversen Projekten zur Förderung der ärztlichen Gesprächsführung und interprofessionellen Kommunikation und Zusammenarbeit in der medizinischen Aus-, Weiter- und Fortbildung mit. Zur Verstärkung unserer Abteilung Forschung und Entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Büroassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Ihre Aufgaben: - Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung - Bearbeitung von Rechnungen und anderen finanziellen Dokumenten - Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination von Besprechungen - Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten - Erstellung, Formatierung, Vervielfältigung und Versand von Unterlagen - Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen - Protokollierung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und offenen Aufgaben - Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz per E-Mail und Telefon - Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und weiteren externen Ansprechpartnern - Pflege und Ablage von Dokumenten sowie Erstellung von Übersichten, Checklisten und Dokumentationen - Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Drittmittelprojekten - Mitarbeit bei der Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse Ihr Profil: - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in der Assistenz, Verwaltung oder Projektkoordination von Vorteil - Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise - Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit - Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel, Word und Outlook - Erfahrung in der Pflege, Strukturierung und Auswertung von Excel-Listen und Übersichten - Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise - Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift **Was wir Ihnen bieten:** - Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team - Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen - Spannende Aufgaben in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld - Eine offene Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit Freude macht - Flexible und moderne Arbeitszeiten sowie zeitgemäße Arbeitsformen - Eine Vergütung angelehnt an den TV-L, je nach persönlicher Qualifikation bis Entgeltgruppe E 8 Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen mit Bewerbungsschreiben) bis zum 27.08.2026 an das Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH Prof. in Dr. in med. Jana Jünger, MME Wieblinger Weg 92a, 69123 Heidelberg oder per Mail (bitte zusammengefasst als eine PDF-Datei) an Frau Hedwig Guski: **E-Mail:** [email protected] (https://mailto: [email protected] ) Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert. Erstinformation zum Datenschutz über unsere Verarbeitung der Daten von Bewerber*innen nach Art. 13 DS-GV finden Sie unter: https://cares.institute/datenschutz / Punkt 13 Ergänzende Informationen: Nur schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Personen