About this role
Kaufmännische Fachkraft für Büroorganisation und Verwaltung (m/w/d) in Teilzeit Für die zentrale Büroverwaltung mehrerer inhabergeführter Unternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und erfahrene kaufmännische Fachkraft (m/w/d). Arbeitsort: 69181 Leimen Arbeitszeit: min. 20–30 Wochenstunden Arbeitszeiten: flexibel nach Absprache Anstellung: unbefristet Ihre Aufgaben: - Bearbeitung und Organisation des zentralen E-Mail-Postfachs - E-Mails verstehen, priorisieren, beantworten und weiterleiten - Erforderliche Aufgaben aus eingehenden Nachrichten ableiten - Offene Vorgänge konsequent nachhalten und deren Erledigung kontrollieren - Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Mietern und Dienstleistern - Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken und weiteren externen Ansprechpartnern - Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen - Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs nach entsprechender Freigabe - Überwachung offener Forderungen und Zahlungseingänge - Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Geschäftsunterlagen - Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen - Organisation der digitalen und physischen Ablage - Priorisierung und Weiterleitung von Vorgängen an die zuständigen Personen - Direkte organisatorische Unterstützung des Inhabers Ihr Profil: - Kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert - Mehrjährige Erfahrung im Büro oder in der kaufmännischen Verwaltung - Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger sind ausdrücklich willkommen - Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift - Sicherer Umgang mit E-Mail und Microsoft Office - Erfahrung mit Rechnungen und grundlegenden kaufmännischen Abläufen - Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Ablagesystemen - Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen - Führerschein der Klasse B - Zuverlässige, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise - Selbstständiges Mitdenken und eigenverantwortliches Handeln - Konsequenz beim Nachfassen offener Vorgänge - Freundliches, professionelles und bei Bedarf durchsetzungsfähiges Auftreten - Fähigkeit, auch bei vielen unterschiedlichen Themen den Überblick zu behalten Wir bieten: - Eine unbefristete und langfristig angelegte Beschäftigung - Flexible Arbeitszeiten nach Absprache - Einen festen Arbeitsplatz in Leimen - Abwechslungsreiche Aufgaben für mehrere Unternehmen - Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber - Kurze Entscheidungswege - Eigenverantwortliches Arbeiten - Eine gründliche Einarbeitung - Langfristige Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten Die Tätigkeit wird überwiegend vor Ort in unserem Büro in Leimen ausgeübt.