About this role
Vollzeit oder Teilzeit | Düsseldorf-Holthausen | ab sofort Sie sind das organisatorische Herz unserer Pflegeschule Für unser Schulsekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Als zentrale Anlaufstelle unserer Pflegeschule sorgen Sie dafür, dass im Schulalltag organisatorisch und administrativ alles reibungslos funktioniert. Sie stehen im engen Austausch mit der Schulleitung, Lehrkräften, Auszubildenden, Praxispartnern und weiteren Ansprechpartnern. Wir wünschen uns ausdrücklich eine Persönlichkeit, die bereits Berufserfahrung im Sekretariat bzw. in der Verwaltung mitbringt, sehr sicher mit Microsoft Office arbeitet und auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick behält. Ihre Aufgaben •Organisation und Koordination des Sekretariats •Administrative Betreuung unserer Schülerinnen und Schüler bzw. Auszubildenden vom Eintritt bis zum Abschluss •Unterstützung bei allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben •Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und schulischen Abläufen •Bearbeitung und Pflege von Schüler-, Ausbildungs- und Verwaltungsunterlagen •Pflege von Stammdaten, Fehlzeiten, Anwesenheiten und weiteren schulrelevanten Daten •Erstellung von Bescheinigungen, Schreiben, Listen, Statistiken und sonstigen Dokumenten •Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Prüfungen •Telefonische, schriftliche und persönliche Korrespondenz •Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Praxispartnern, Behörden und weiteren Kooperationspartnern •Organisation und Ablage von Dokumenten sowie Pflege der digitalen und analogen Schulakten •Allgemeine Büro-, Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten Das bringen Sie mit •Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung •Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung oder im Office Management •Idealerweise bereits Erfahrung in einem Schulsekretariat, bei einem Bildungsträger oder im Gesundheits- bzw. Pflegebereich •Eine sehr strukturierte, ordentliche und äußerst sorgfältige Arbeitsweise ist für diese Position zwingend erforderlich. Sie legen großen Wert auf Ordnung, Verlässlichkeit und eine fehlerfreie Dokumentation •Sehr sichere und umfassende Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook •Sehr gute allgemeine EDV-Kenntnisse und eine hohe digitale Affinität •Wünschenswert sind Kenntnisse in PlanACAD oder einer vergleichbaren Schulverwaltungssoftware •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift •Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten •Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten •Hohe Kommunikations- und Serviceorientierung •Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Daten • Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative