About this role
Functiebeschrijving Als administratief assistent(e) ondersteun je de hiërarchische verantwoordelijke van het departement in de organisatie van zijn of haar administratieve en operationele taken. Je functie omvat de volgende taken: Je zorgt voor administratieve en organisatorische ondersteuning van de verantwoordelijke van het departement Portfolio & Program Management Office (agendabeheer, organisatie van vergaderingen, …) en van het hele departement Aanmaken en opvolgen van bestellingen evenals de opvolging van de goedkeuringen van ontvangen facturen in SAP Coördinatie van evenementen, evenals interne evenementen en workshops Boeken van reizen en opleidingen voor heel het departement Organiseren van vergaderingen, workshops, interne events en seminaries op verzoek van het personeel van het departement Administratief beheer van documenten (contracten, offerteaanvragen, correspondentie, enz.) – Sharepoint, inkomende en uitgaande post. Registratie en onthaal van nieuwe medewerkers en consultants binnen het departement. Je maakt deel uit van de pool van administratieve medewerkers van de directie Grid Solutions teneinde een back-upsysteem tussen de assistenten op te zetten en ook andere afdelingen te ondersteunen die geen rechtstreeks toegewezen assistent hebben Je beantwoordt vragen van interne en externe klanten binnen je takenpakket, voornamelijk per mail en de mailbox beheren Je staat in voor punctuele vertalingen van documenten, presentaties en brieven Jouw profiel Graduaat met een administratieve richting/secretariaat. Je bent Nederlandstalig / Franstalig en je hebt een goede kennis van het Frans / het Nederlands; kennis van het Engels is een troef. Zeer goede kennis van computerapplicaties zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint alsook SAP . Eerste werkervaring in een departement voor administratieve ondersteuning is een pluspunt. Je bent een proactief persoon en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent discreet en kan om met vertrouwelijke informatie. Je bent team- en klantgericht, communicatief sterk en weet prioriteiten te stellen. Je kunt zelfstandig werken. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en georganiseerd, en je behoudt het overzicht in een dynamische werkomgeving. Belangstelling voor de elektriciteitssector en techniek is een pluspunt. Aanbod Salaris : Competitief loonpakket, eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld, maaltijdcheques (€10 per werkdag), bonus op basis van collectieve resultaten. Verzekering : Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, terugbetaling ambulante zorgen voor het gezin. Vakantie : Je hebt recht op 20 verlofdagen en 13 compensatieverlofdagen. Sociaal fonds : Eindejaarcheques, premie voor geboorte of huwelijk, en bij de aanschaf van een bril, gebitsprothese of andere medische behoeften vergoeden we een deel van de kosten. Communicatie : Je ontvangt een iPhone met abonnement (ook voor privégebruik) en laptop. Kortingen : Je geniet 30% korting op je gas- en elektriciteitsrekening. Mobiliteit : We bieden je een dienstvoertuig (geen privégebruik) en een mobiliteitsvergoeding voor verplaatsingen buiten de diensturen. Elia aandelen : Elia biedt je de mogelijkheid om op aandelen in te schrijven met een korting van 16.66% op de gemiddelde koers van het aandeel. Locatie Je werkt van uit de Monnoyer site (Brussel) met mogelijkheid tot telewerk.