About this role
Zakres obowiązków: Profesjonalna i serdeczna obsługa recepcji: sprawna obsługa centrali telefonicznej (łączenie i przekierowywanie rozmów), przyjmowanie naszych gości oraz dbanie o pozytywny wizerunek firmy. Zarządzanie obiegiem poczty tradycyjnej: odbieranie, rejestrowanie, segregowanie oraz sprawną dystrybucję przesyłek listowych i kurierskich. Zarządzanie cyfrowym obiegiem dokumentów: sprawna obsługa systemu e-dokumentów od rejestracji i opisywania, po dekretację i przekazywanie korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej do odpowiednich działów. Wsparcie organizacyjne Zarządu i Dyrekcji: przygotowywanie spotkań oraz dbanie o zaplecze reprezentacyjne i przygotowanie poczęstunku podczas narad. Nadzór nad zewnętrznymi dostawcami usług: Weryfikację standardów czystości realizowanych przez firmę sprzątającą w siedzibie głównej i oddziałach firmy, tworzenie raportów kontrolnych oraz koordynacja współpracy z dostawcą. Zastępstwo w Sekretariacie Zarządu: sprawna obsługa sekretariatu w czasie nieobecności pracownika, w tym koordynację kalendarza spotkań oraz wsparcie w codziennych zadaniach administracyjnych na rzecz Zarządu. Wymagania: - wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne - umiejętności: obsługa pakietu MS Office - konieczne - pozostałe: wykształcenie i praktyka: Wykształcenie wyższe (chętnie: Administracja, Zarządzanie lub pokrewne) lub wykształcenie średnie i minimum 3-letnie doświadczenie w pracy biurowej / administracji. Praktyczna znajomość MS Office: Swoboda w środowisku cyfrowym oraz bardzo dobra znajomość programów Word i Excel. Znajomość e-obiegu dokumentów: Doświadczenie w codziennej pracy z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją. Komunikatywność i dbałość o detale: Wysoka kultura osobista, dyplomacja i opanowanie w rozmowie, a także skrupulatność i umiejętność samodzielnego planowania własnej pracy. Zaradność i proaktywność: Duża samodzielność w działaniu, sprawność w rozwiązywaniu bieżących problemów oraz wychodzenie z własną inicjatywą. Prawo jazdy kat. B