About this role
Zakres obowiązków: 1. Zapewnienie obsługi sekretarskiej oraz kancelaryjno-biurowej wydziału, w tym: a) odbieranie korespondencji z kancelarii ogólnej oraz sekretariatu dyrektora biura, zastępcy dyrektora biura b) ewidencjonowanie dokumentacji wpływającej i wychodzącej do/z wydziału w dzienniku korespondencyjnym c) przedkładanie korespondencji do dekretacji kierownictwu wydziału d) przekazywanie zadekretowanych dokumentów wskazanym pracownikom wydziału e) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w wydziale, w tym obsługiwanie poczty elektronicznej, programów: Elektroniczny Nadawca, e-doręczenia, sporządzanie wykazów przesyłek wysłanych f) prowadzenie zbioru aktów prawnych, zapoznawanie z ich treścią oraz ich udostępnianie pracownikom i policjantom wydziału 2. Sporządzanie pism w sprawach zleconych do realizacji przez kierownictwo wydziału 3. Prowadzenie rejestrów dotyczących prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych 4. Archiwizowanie wytworzonej i otrzymanej dokumentacji, w tym sporządzanie spisów akt przekazanych i protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii B oraz oznaczonej symbolami BC przeznaczonej do zniszczenia oraz udział w komisjach związanych z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i sporządzanie protokołów zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej będącej w dyspozycji wydziału 5. Przyprowadzanie i odprowadzanie gości zewnętrznych wydziału z/do biura przepustek Wymagania: - wykształcenie: średnie ogólnokształcące - konieczne - inne zawody: Pracownik biurowy - konieczne - pozostałe: WYMAGANIA NIEZBĘDNE: - Wykształcenie: średnie, średnie branżowe; - Staż pracy: 2 lata; - Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego; - Umiejętności: obsługi komputera (pakiet MS Office), wykorzystywanie narzędzi multimedialnych oraz informatycznych, współpracy, komunikowania się, organizowania pracy własnej, znajomość przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej oraz archiwiza