About this role
Zakres obowiązków: 1.Prowadzenie obsługi kancelaryjnej jednostki zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz procedurami wewnętrznymi. 2.Przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie, skanowanie i przekazywanie korespondencji wpływającej do właściwych komórek organizacyjnych. 3.Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, ePUAP i e-Doręczeń. 4.Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek wpływających, rejestru korespondencji wychodzącej oraz składu chronologicznego. 5.Uzupełnianie metadanych dokumentów w systemach elektronicznego obiegu dokumentów. 6.Koordynowanie przepływu dokumentacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi, oddziałami i filiami jednostki. 7.Obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym nadawanie listów i paczek, prowadzenie dokumentacji nadawczej oraz sporządzanie pocztowej książki nadawczej (PKN). 8.Przyjmowanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, obsługa zwrotów korespondencji oraz odbiorów osobistych dokumentacji. 9.Obsługa dokumentów i kartonów w składach chronologicznych i archiwizacyjnych oraz archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 10.Rozliczanie usług pocztowych i kurierskich oraz opisywanie faktur związanych z realizowanymi zadaniami. 11.Przygotowywanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych w zakresie wykonywanych obowiązków. 12.Dokonywanie zakupów artykułów i materiałów niezbędnych do funkcjonowania sekretariatu zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 13.Współpraca z dostawcami usług zewnętrznych oraz operatorami pocztowymi i kurierskimi. 14.Sporządzanie pism, zestawień, notatek i innych dokumentów na polecenie przełożonych. 15.Wysyłka obowiązkowych egzemplarzy wydawnictw jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami. 16.Obsługa i bieżące utrzymanie urządzeń biurowych oraz wyposażenia pozostającego w dyspozycji stanowiska. 17.Utrzymanie porządku i właściwego stanu wyposażenia w przestrzeni administracyjno-biurowej, w tym obsługa zaplecza