About this role
Description : MISSION PRINCIPALE : Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège. ACTIVITÉS PRINCIPALES : ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR : - Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur, - Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions - Assurer les commandes de fournitures, - Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail, - Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail, - Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente, - Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention, - Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail, - En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins, - Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage, - Organiser l'accueil des nouveaux arrivants. ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL : - Gérer l'agenda du médecin, - Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail, - Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin, - Organiser les téléconsultations, - Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents, - Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service, - Accueillir les agents et réaliser les pré-visites, - Gérer la partie administrative du dossier médical des agents, - Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple), - Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé, - Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance), - Suivre les prêts de matériel, - Suivre les transferts des dossiers médicaux, - Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail, - Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux, - Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux, - Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail. SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE : - Localisation : Paris 13e Profil recherché : CONNAISSANCES - Environnement de la fonction publique - Notions de réglementation en santé au travail SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) - Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical - Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences - Reporter sur son activité APTITUDES - Rigueur, sens de l'organisation, - Réactivité et autonomie - Qualités relationnelles - Sens de la communication et du travail en équipe - Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, . - Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) - Expérience dans le secrétariat NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) - Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager