About this role
Je organiseert vormingen, opleidingen en webinars Je helpt bij de volledige administratieve cyclus van vormingen: jaarplanning, aanmaak en publicatie van vormingen, inschrijvingen, wachtlijsten, communicatie, evaluaties, attesten, facturatie en rapportering. Je plant vormingen, opleidingen en/of testmomenten in, rekening houdend met beschikbare docenten, begeleiders, freelancers, lokalen, materiaal en faciliteiten. Je boekt zalen, volgt catering en praktische afspraken op en zorgt dat alles tijdig klaarstaat. Je biedt praktische en technische ondersteuning bij webinars. Je ondersteunt bij de voorbereiding en nazorg van vormingen. Je bewaakt planning, gegevens en kwaliteit Je verwerkt en structureert informatie correct in de gebruikte systemen, zoals cliëntvolgsystemen. Je volgt beschikbare plaatsen, wachtlijsten, bezettingsgraden en registratiegegevens op. Je signaleert knelpunten in de planning of administratie en zoekt mee naar oplossingen. Je test oplossingen in overleg met betrokken collega’s. Je ondersteunt bij registratie, evaluaties en rapportering, zodat de werking goed opgevolgd en bijgestuurd kan worden. Je communiceert helder Je verzorgt communicatie naar deelnemers, klanten, docenten, freelancers, experten, collega’s en andere betrokkenen. Je geeft correcte informatie over inschrijvingen, beschikbare plaatsen, wachtlijsten, praktische afspraken en administratieve opvolging. Je faciliteert overleg met stakeholders om vraag, aanbod en planning goed op elkaar af te stemmen. Je reageert vriendelijk, correct en klantgericht op vragen. Je helpt mee bij de opvolging van de helpdesk Samenleven in Allis. Je biedt administratieve ondersteuning aan Samenleven & taal Je ondersteunt de administratie van VTO voor consulenten. Je helpt bij jaarlijkse evenementen. Je bereidt praktisch materiaal voor. Je ondersteunt collega’s administratief waar nodig. Je zorgt mee voor back-up en continuïteit in de vormingsadministratie. Je werkt samen en neemt verantwoordelijkheid Je werkt nauw samen met collega’s binnen open dienstverlening, Samenleven en andere teams. Je rapporteert aan je leidinggevende, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd. Je deelt kennis en afspraken met collega’s, zodat de werking vlot loopt. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken en werkt zorgvuldig. Je draagt bij aan een positieve, veilige en professionele werkomgeving. Je profiel Je voelt je aangesproken door onze waarden: verbindend, klantgericht, betrouwbaar en daadkrachtig. Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. Je houdt van plannen, organiseren en administratief nauwkeurig werken. Je kan verschillende taken tegelijk opvolgen en behoudt overzicht over deadlines, vragen en praktische afspraken. Je werkt klantgericht: je reageert vriendelijk, correct en oplossingsgericht op vragen van collega’s, deelnemers en partners. Je neemt initiatief binnen je takenpakket en denkt mee over hoe de planning en administratie beter kunnen verlopen. Je werkt graag samen en stemt vlot af met verschillende betrokkenen. Je hebt oog voor detail en levert correct werk af. Je kan vlot werken met Microsoft Office, in het bijzonder Excel. Je leert snel nieuwe digitale systemen kennen. Ervaring met cliëntvolgsystemen of Allis is een pluspunt. Je bent flexibel bij piekmomenten, bijvoorbeeld rond vormingen, webinars of evenementen.