About this role
Raison d'être de la fonction Exécuter un ensemble de tâches administratives et de travaux manuels (déménagements) à l'appui d'une personne ou d'un service. Domaines de résultat: 1. En tant que collaborateur administratif , exécuter les tâches administratives du service selon les règles en vigueur afin de de participer à la réalisation des missions du service. Tâches possibles : ¿ Copier, envoyer des messages télécopiés et des courriers; ¿ Traiter la correspondance; ¿ Identifier et résoudre les problèmes courants; ¿ Etablir des lettres ou documents standardisés pour le service; ¿ Apporter une aide administrative au(x) magistrat(s). 2. En tant que gestionnaire de classements , gérer le classement des dossiers afin de permettre une localisation rapide et efficace des dossiers. Tâches possibles : ¿ Rassembler les documents à classer; ¿ Suivre la procédure administrative en matière de classement; ¿ Identifier et résoudre les problèmes courants; ¿ Veiller à l'accessibilité du classement (appliquer des labels, des tables de matières...) ¿ Assurer les déménagements internes (dossiers, archives, armoires, étagères...) 3. En tant qu 'importateur de données , encoder et introduire des données dans le système informatique ou des fichiers informatisés afin de de faciliter l'exploitation ultérieure des données. 4. En tant que gestionnaire du courrier , assurer l'acheminement du courrier de manière rapide et correcte afin de de permettre le traitement des dossiers dans des délais réduits au maximum. Tâches possibles: trier, distribuer, récolter le courrier interne ou externe et les dossiers; veiller à la traçabilité des pièces. 5. En tant que première personne de contact , répondre - dans le respect des conditions légales - aux questions des justiciables, des avocats, de la police, des services sociaux, etc. afin de fournir des informations fondées et juridiquement correctes. Tâches possibles : répondre à des questions courantes posées par courrier, par téléphone, par courriel, au guichet, etc. ; maintenir systématiquement à jour sa propre documentation de manière à pouvoir donner une information précise ; soumettre les problèmes qui apparaissent dans le cadre des contacts avec des justiciables et des partenaires ; développer une collaboration étroite avec les magistrats, les juristes et les autres services administratifs. Compétences : Assimiler l'information: Rassembler, traiter et restituer correctement l'information dans les délais impartis. Structurer le travail: Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique. Partager son savoir-faire: Montrer, transmettre et partager ses connaissances, ses idées et ses méthodes de travail. Travailler en équipe: Créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues. Agir de manière orientée service: Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs. Faire preuve de fiabilité: Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité. S'auto-développer: Planifier et gérer de manière active son propre développement en fonction de ses possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances. Atteindre les objectifs: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises. Atouts : Bilinguisme français / néerlandais Flexibilité Bonne résistance au stress Faire preuve d'une grande motivation Vous êtes engagé en tant que collaborateur administratif (niveau D) sur base d'un contrat à durée déterminé. Echelle de traitement NDA1 (minimum 12.952 euros -max 16.482 euros salaire brut annuel suivant l'ancienneté, non indexé). Index au 01/10/2018 = 1,7069. Plus d'informations : www.fedweb.be Possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail) Assurance hospitalisation avantageuse Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo Accessibilité aisée via les transports en commun Possibilité d'horaire flottant 26 (+12) jours de congé annuel.