About this role
Pour l'un de nos clients situé à Seraing est actif dans le secteur automobile, nous sommes à la recherche d'un/e responsable administratif/ve. En tant que responsable administratif(ve) des ventes, vous travaillerez en binôme avec l'équipe de responsable administrative et les conseillers commerciaux, et prendrez en charge les différentes étapes administratives du processus de vente, allant de la création des dossiers clients jusqu'à la livraison administrative des véhicules neufs et d'occasions, en passant par la création des bons de commande et la facturation client. Vos responsabilités: Gestion des dossiers de vente de véhicules neufs et d'occasion : encodage des bons de commande, suivi des documents internes, communication avec les équipes commerciales pour la gestion du stock et des commandes Classement et digitalisation des dossiers de ventes Encodage des véhicules dans les systèmes informatiques adéquats (iReach, Fastback, Dealerportal) Facturation des véhicules aux clients Suivi des paiements : vérification des paiements des ventes, remboursements des surplus, si nécessaire Vérification et gestion des demandes d'incentives liées aux ventes des véhicules Coordination des livraisons de véhicules : prise de contact avec les clients, planification des livraisons, mise à jour du planning, organisation des contrôles techniques Suivi des commandes de véhicules et d'accessoires, liées aux dossiers de vente Gestion des retails pour les véhicules neufs Gestion administrative du parc de véhicules : immatriculations, arrêts de véhicules, suivi des documents Assurer le lien entre les départements vente et après-vente du Groupe au niveau de la préparation des ordres de travail, des commandes d'accessoires et de la gestion du planning du préparateur automobile Assister le conseiller commercial dans toutes autres tâches administratives nécessaires à la bonne gestion des ventes de véhicules des marques du Groupe Vous êtes la personne idéale pour le poste si vous avez le profil suivant : Vous êtes une personne structurée qui apprécie le travail bien fait. La gestion de dossiers complexes demande une attention particulière aux détails et vous en faites votre priorité. Vous maîtrisez les outils informatiques courants et apprenez rapidement à utiliser de nouveaux logiciels de gestion (la connaissance d'iReach, Fastback ou Dealerportal est un sérieux atout, mais nous assurons votre formation). Véritable trait d'union entre la vente et l'après-vente, vous communiquez avec fluidité et diplomatie. Vous savez accueillir les clients au téléphone avec professionnalisme et dynamisme. Vous savez gérer les priorités et réagir avec calme face aux imprévus. Votre capacité à trouver des solutions autonomes facilite le quotidien de l'équipe commerciale. La facturation et le suivi des paiements exigent une bonne aisance avec les calculs et les procédures financières de base. Vous êtes capable de travailler de manière autonome et en équipe, tout en respectant les procédures.