About this role
Die Projektmanagement Rostock GmbH ist ein unabhängiger und kompetenter Partner für anspruchsvollen Hochbau in Rostock und der Region. Seit über 20 Jahren realisieren wir Projekte für Bauherren aus Gewerbe, Verwaltung, Wohnungsbau und Industrie. Unser interdisziplinäres Team aus Architekten, Ingenieuren und Projektsteuerern entwickelt Lösungen von der Idee bis zur Fertigstellung. Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Rostock suchen wir dich als Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d) – Vollzeit / oder Teilzeit Deine Aufgaben - Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Terminplanung, Reiseorganisation, Protokollführung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings. - Du übernimmst die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (digital und analog) und sorgst für eine strukturierte Ablage. - Du betreust unsere Telefonzentrale, nimmst Anrufe freundlich entgegen und bist erste Ansprechperson für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister. - Du unterstützt in der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere: Erfassung und Kontierung von Rechnungen in DATEV, Pflege von Stammdaten sowie Unterstützung beim Mahnwesen. - Du bereitest Unterlagen für unseren Steuerberater und die Geschäftsführung vor. - Du unterstützt die Geschäftsführung in einzelnen Projekten, führst Protokolle und behältst den terminlichen Überblick. - Du erstellst und pflegst Präsentationen, Berichte und Auswertungen, übernimmst allgemeine organisatorische Aufgaben im Office-Management und unterstützt uns bei der Teilnahme an VgV Verfahren. - Du kümmerst Dich um unseren Social Media Auftritt. Dein Profil - Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann o.Ä.) oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion. - Du gehst sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) um und hast idealerweise Erfahrung mit DATEV in der Buchhaltungsvorbereitung. - Du kommunizierst freundlich und souverän – am Telefon wie persönlich. - Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig und bewahrst auch in stressigen Situationen den Überblick. - Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist sind für dich selbstverständlich. Das bieten wir dir - Ein modernes Architektur- und Ingenieurbüro mit spannenden Bauprojekten und hoher fachlicher Qualität. - Ein kollegiales Team, das gemeinsam Lösungen erarbeitet, Herausforderungen meistert und Erfolge feiert. - Kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und die Möglichkeit, deine Ideen einzubringen. - Einen sicheren Arbeitsplatz in Rostock in attraktiver Lage. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Berichtswesen, Information, Büromaterialverwaltung, Software Datev Unternehmen online, Korrespondenz, Datev-Programm Rechnungswesen, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Buchführung, Buchhaltung, Terminplanung, -überwachung Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Akten, Schriftgut verwalten, Projektassistenz, Büro- und Verwaltungsarbeiten